+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Схема расположения реквизитов документов

Схемы расположения документов для формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих «штамп» документа) представлены в приложении 3.

Цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты документа. Границы зон возможного расположения реквизитов очерчены штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов на площади формата. Такие перемещения связаны, например, с колебаниями числа строк текста. Все поле формата, помимо разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в верхнем левом углу формата. При продольном варианте расположения штампа — в верхней части формата. Остальная — большая часть формата — составляет рабочее поле документа.

Схемы расположения реквизитов

Рис. 1.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
углового бланка (размеры указаны в миллиметрах) 1

Рис. 2.
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
продольного бланка (размеры указаны в миллиметрах) 2

Примечание: горизонтальные границы зон реквизитов, отмеченные пунктиром, могут смещаться по вертикали. При оформлении реквизитов необходимо помнить, что они отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Например, если текст документа оканчивается в начале второй страницы, то реквизит «Подпись» должен быть оформлен под текстом через 2-4 межстрочных интервала. Однако при оформлении документов необходимо помнить, что реквизиты 27, 28, 29 и 30 оформляются от нижнего края листа.

При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 – для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «ВЕРНО», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 – для начала абзаца в тексте. 3

Дополнительная информация:

Схема расположения реквизитов внешних документов

На продольном бланке

01 Государственный герб РФ

02 Герб субъекта РФ

03 Эмблема организации

19 Отметка о контроле

08 Наименование организации

09 Справочные данные об организации

04 Код организации (ОКПО) 05 ОГРН 06 ИННКПП 07 Код формы документа (ОКУД)

11 Дата документа 12 Регистр. номер документа

13 Ссылка на регистр. номер и дату документа

18 Заголовок к тексту

20 Текст документа

21 Отметка о наличии приложения

25 Оттиск печати

27 Отметка об исполнителе

электронной копии документа

Схема расположения реквизитов внутренних документов

На продольном бланке

Верхнее поле
Левое поле Правое поле
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении документа в организацию

01 Государственный герб РФ

02 Герб субъекта РФ

03 Эмблема организации

16 Гриф утверждения документа

19 Отметка о контроле

08 Наименование организации

10 Наименование вида документа

07 Код формы документа (ОКУД)

11 Дата документа 12 Регистр. номер документа

14 Место составления или издания документа

18 Заголовок к тексту

20 Текст документа

21 Отметка о наличии приложения

25 Оттиск печати

23 Гриф согласования документа

24 Визы согласования документа

26 Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

электронной копии документа

Схема расположения реквизитов внешних документов

На угловом бланке

01 Государственный герб РФ

02 Герб субъекта РФ

03 Эмблема организации

19 Отметка о контроле

08 Наименование организации

09 Справочные данные об организации

04 Код организации(ОКПО) 05 ОГРН

06 ИНН/КПП 07 Код формы документа (ОКУД)

11 Дата документа 12. Регистр. номер документа

13 Ссылка на регистр. номер и дату документа

18 Заголовок к тексту

20 Текст документа

21 Отметка о наличии приложения

25 Оттиск печати

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об исполнении

документа и направлении его в дело

30 Идентификатор электронной копии документа

Примечание: 1. Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» применяется только в исходящих ответных документах.

2. Реквизит 17 «Резолюция» может располагаться на любом, свободном от других реквизитов месте в заголовочной части документа.

Схема расположения реквизитов внутренних документов

На угловом бланке

01 Государственный герб РФ

02 Герб субъекта РФ

03 Эмблема организации

16 Гриф утверждения

19 Отметка о контроле

08 Наименование организации

10 Наименование вида документа

07 Код формы документа (ОКУД)

11 Дата документа 12 Регистр. номер документа

14 Место составления или издания документа

18 Заголовок к тексту

20 Текст документа

21 Отметка о наличии приложения

25 Оттиск печати

23 Гриф согласования документа

24 Визы согласования документа

26. Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об исполнении

документа и направлении его в дело

30. Идентификатор электронной копии документа

Бланк управленческих документов

Бланк ОРД представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть наименование вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста. Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации-автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков («электронных форм»), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Бланки форматов А4 и А5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата АЗ (420×297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата А6 (105×148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии; бумага должна быть плотной, достаточно прочной, малодеформирующейся.

Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

Стандартом установлен минимальный размер полей документа:

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п. Например, левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Следует отметить, что:

· распечатка документа с нижним полем 20 мм на матричном принтере может привести к тому, что содержание нижнего колонтитула отпечатается в верхней части следующей страницы;

· в верхнем поле документа печатается номер страницы, и при размере верхнего поля 20 мм он может оказаться слишком близко к тексту;

· смещение листа при проходе через принтер при печати может привести к тому, что правое поле в нижней части листа уменьшится до 3–5 мм вместо установленных минимальных 10 мм;

· размер левого поля (20 мм) часто недостаточен для подшивки документов в дело, т.к. если папка с документами имеет толщину 3–4 см, на последних листах текст, расположенный слева, будет трудно прочитать.

В связи с этим можно рекомендовать устанавливать следующие размеры полей для ОРД: верхнее и нижнее поля – по 20 –25 мм; левое поле – 30 – 35 мм, правое – 15 мм.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

В настоящее время, как правило, документы печатают с использованием только лицевой стороны: работать с такими документами удобнее. Однако многостраничные документы (например, отчеты) могут быть напечатаны с использованием оборотной стороны листа – в таком случае номера страниц следует проставлять и на оборотной стороне. Двустороннее оформление документов удобно также при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.

При использовании оборотной стороны листа поля устанавливают наоборот: левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

· 1) по расположению реквизитов;

· 3) по виду документа.

1) По расположению реквизитовбланки делятся на две разновидности – угловые и продольные.

Угловой бланкотличается тем, что основные реквизиты в нем (в зависимости от вида документа, для которого проектируется бланк) располагаются в левом верхнем углу листа.

На продольных бланкахэти реквизиты расположены вдоль верхнего поля документа по центру листа.

Требования к оформлению документов

Верхнее поле
Левое поле Правое поле
28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Верхнее поле
Левое поле Правое поле
29 Отметка о поступлении документа в организацию
Верхнее поле
Левое поле Правое поле
13 Декабря 2012 14709 документы, тексты

Схемы расположения реквизитов документов

Рисунок №1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

Рисунок №2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

  • 01 — Государственный герб Российской Федерации;
  • 02 — герб субъекта Российской Федерации;
  • 03 — эмблема организации или товарный знак(знак обслуживания);
  • 04 — код организации;
  • 05 — основной государственный регистрационный номер(ОГРН) юридического лица;
  • 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет(ИНН/КПП);
  • 07 — код формы документа;
  • 08 — наименование организации;
  • 09 — справочные данные об организации;
  • 10 — наименование вида документа;
  • 11 — дата документа;
  • 12 — регистрационный номер документа;
  • 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • 14 — место составления или издания документа;
  • 15 — адресат;
  • 16 — гриф утверждения документа;
  • 17 — резолюция;
  • 18 — заголовок к тексту;
  • 19 — отметка о контроле;
  • 20 — текст документа;
  • 21 — отметка о наличии приложения;
  • 22 — подпись;
  • 23 — гриф согласования документа;
  • 24 — визы согласования документа;
  • 25 — оттиск печати;
  • 26 — отметка о заверении копии;
  • 27 — отметка об исполнителе;
  • 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
  • 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
  • 30 — идентификатор электронной копии документа.

Статья написана по материалам сайтов: www.edou.ru, studopedia.net, www.apsolyamov.ru.

»

Это интересно:  Документы для международных водительских прав 2019
Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector