+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Выдача денежных документов подотчетному лицу

Содержание

Какие изменения нужно учитывать в 2019 году

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно выдачи денежных средств подотчет в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

  • получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
  • для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
  • выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Таким образом, с 19 августа стало проще выдавать подотчетные суммы.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

  1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию приказ на выдачу денег под отчет за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
  2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
  3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги возвращаются в кассу организации (бухгалтер создает приходный кассовый ордер).
  4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Подотчетные лица

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

Подотчетные лица не всегда приносят в бухгалтерию идеальный пакет оправдательных документов по истраченным ими суммам. Отсюда проблемы с признанием расходов для целей налога на прибыль и применением вычетов по НДС. Чтобы минимизировать ошибки, подотчетников лучше вооружить письменной инструкцией о том, какие документы надо собрать при приобретении товаров (работ, услуг) либо при иных подотчетных тратах и как эти документы должны быть оформлены.

Предупреждаем работника
Если работник не отчитается в срок по подотчетным суммам, то в течение месяца можно удержать их из его зарплаты по распоряжению руководителя (Статья 137 ТК РФ).

Получение подотчетных сумм

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление, завизировать его у руководителя, а затем принести в бухгалтерию (Пункт 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П). Выглядеть оно может, например, так.

Пример инструкции для подотчетника

Приведем готовый образец инструкции. В нем вы увидите ссылки на нормативные правовые акты — это для вашего удобства. Дублировать их в ваш вариант инструкции не обязательно.

Срок, на который выдаются наличные деньги, устанавливаете вы сами (Статья 22 ТК РФ; п. 4.4 Положения, утв. ЦБ РФ 12.10.2011 N 373-П).Никаких ограничений в законодательстве нет. Это может быть 1 день, месяц или более продолжительный период

Это интересно:  Как правильно заверить документы копия верна образец


1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

Выдача денежных документов подотчетному лицу проводки

РАСХОДЫ, ВОЗМЕЩАЕМЫЕ КОМАНДИРОВАННЫМ РАБОТНИКАМ
3.1. В случае служебной командировки работнику возмещаются расходы:
1) на проезд к месту командировки и обратно (в том числе на оплату белья в поездах, провоз багажа, страхование пассажиров на транспорте);
2) на проживание в гостинице (наем жилого помещения);
3) иные расходы работника, связанные с командировкой и произведенные с ведома руководителя (на оплату услуг по оформлению загранпаспорта, по оформлению виз, обязательной медицинской страховки, иные обязательные сборы и платежи).

4. ВОЗМЕЩАЕМЫЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ
4.1. При организации и проведении встреч и переговоров с представителями других организаций возмещаются расходы:
1) на питание официальных лиц во время этих мероприятий, в том числе на алкогольные напитки;
2) на доставку официальных лиц транспортом к месту проведения мероприятия и обратно;
3) на оплату услуг переводчиков.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПРАВДАТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
5.1. Перечень оправдательных документов, представляемых работником (Статья 2, п. 1 ст. 5 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ):
1) при покупке в розничном магазине — кассовый чек и товарный чек (если в кассовом чеке нет перечня купленных товаров). Если в кассовом чеке выделен НДС, то потребуйте у продавца еще и счет-фактуру (следует иметь в виду, что продавец может его выдать, но не обязан);
2) при покупке в розничном магазине, не имеющем ККТ, — любой документ об оплате с перечнем товаров (например, товарный чек, квитанция и т.п.). Потребуйте у продавца написать на этом документе причину неиспользования ККТ (например, в связи с применением ЕНВД);
3) при оплате услуг (почтовые услуги, проезд в общественном транспорте, проживание в гостинице и т.п.) — кассовый чек, акт об оказании услуг или бланк строгой отчетности (БСО);
4) при покупке товаров (работ, услуг) у оптового продавца — кассовый чек, товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ), счет-фактура (если в чеке, накладной или акте выделен НДС), корешок доверенности на получение ТМЦ по форме N М-2 (если она оформлялась);
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги) — кассовый чек и счет-фактура на аванс (если в чеке выделен НДС);
6) при покупке товаров (работ, услуг) у физлица-непредпринимателя (например, в случае найма жилого помещения во время командировки) — договор и расписка физлица в получении денег;
7) при обмене валюты — справка о покупке или продаже валюты;
8) при внесении оплаты организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары, работы или услуги (к примеру, поручено вернуть заем другой организации, внести пожертвование, уплатить членские взносы в СРО), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
5.2. Оправдательные документы, прилагаемые работником к авансовому отчету, должны быть оформлены следующим образом.

На что обратить внимание в документах

Чек обязательно должен содержать:
— наименование документа и дату его составления;
— наименование организации-продавца (Ф.И.О.
предпринимателя);
— перечень купленных товаров, их количество с указанием
измерителя и цены;
— должность лица, оформившего документ, и его подпись

Документ об
оплате,
выдаваемый взамен
кассового чека

Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а
также:
— порядковый номер документа;
— ИНН продавца;
— фамилия и инициалы лица, оформившего документ

Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны
шестизначный номер и серия бланка, а также ссылка на
сокращенное наименование типографии, ее ИНН, место
нахождения, номер заказа, год его выполнения, тираж
(если БСО был отпечатан в типографии). Кроме того, на
БСО, кроме выдаваемых при перевозке пассажиров и багажа
(билеты, багажные квитанции, квитанции на оплату услуг
такси и др.), должна стоять печать продавца

Товарная
накладная (акт об
оказании услуг
или выполнении
работ)

В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика)
должно значиться ООО «Промсервис»

В качестве покупателя и грузополучателя должно
значиться ООО «Промсервис».
В счете-фактуре на аванс в строке 5 («К платежно-
расчетному документу…») должны быть указаны дата и
номер кассового чека или ПКО, выданного работнику. А в
графе «Наименование товара (описание выполненных работ,
оказанных услуг), имущественного права» должно быть
указано наименование товаров (работ, услуг), за которые
вносится предоплата. Хотя возможна и общая
формулировка — например, продукты питания, строительные
материалы и т.д.

Квитанция к ПКО
(унифицированной
формы N КО-1)

Должны быть заполнены все графы, должна стоять печать,
а также оттиск штампа, подтверждающего проведение
операции (например, «Оплачено»)

Справка о покупке
или продаже
валюты

Нужно проверить правильность заполнения паспортных
данных. Печать банка не обязательна

Договор о
приобретении
товаров (работ,
услуг) у физлица-
непредпринимателя

В договоре должны быть указаны Ф.И.О. физлица, его
паспортные данные, цена и предмет договора (в договоре
купли-продажи — наименование покупаемого товара, в
договоре возмездного оказания услуг — вид услуги и
сроки ее оказания, в договоре аренды — адрес помещения
и срок аренды)

Расписка физлица-
непредпринимателя

Должны быть указаны дата ее составления, полученная
сумма, ее назначение (ссылка на договор), Ф.И.О. и
паспортные данные получателя, его подпись

Это интересно:  Каким документом устанавливаются сроки получения общего образования

6. СРОКИ И ПОРЯДОК ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ
6.1. По полученным в подотчет суммам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1, в срок 3 рабочих дня по окончании срока, указанного п. 1.2 настоящей Инструкции, либо со дня выхода на работу (в случае командировки или истечения срока, указанного в п. 1.2 настоящей Инструкции, в период отсутствия работника на работе по причине болезни, отпуска и т.п.).
6.2. В случаях, указанных в п. 1.4 настоящей Инструкции, работник представляет авансовый отчет не позднее чем через 10 рабочих дней со дня покупки.
6.3. На лицевой стороне авансового отчета работник указывает свои Ф.И.О., полученный аванс, его назначение и др. А на оборотной — записывает по порядку перечень документов, подтверждающих расходы, пронумеровывает их в том же порядке и прикладывает к отчету.

Возмещение работнику потраченных личных средств

Если работник потратил на нужды компании свои собственные средства, то заявление на имя руководителя о возмещении этих денег он может написать так.

Безусловно, вы можете дополнить инструкцию для подотчетников и иной информацией, которая важна именно для вашей организации. А после — ознакомьте с этим документом работников. Сделать это можно любым способом. Например, выдать ее на руки под роспись, разослать по электронной почте или вывесить на своем интернет-сайте.

Выдача денежных документов подотчетному лицу проводки

Выдача денежных документов подотчетному лицу проводки

Правила осуществления кассовых операций Кассовые операции — операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов. Порядок осуществления кассовых операций регламентируется нормативными актами Центробанка РФ. Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях — бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Учет расчетов с подотчетными лицами в программе — 1С: Бухгалтерия — (ред

В данной статье рассмотрены особенности нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, налоговом учете, а также порядок отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0). Статья подготовлена М.С.

Сучковой. В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя.

Как организовать учет денежных документов

Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п. к денежным документам не относятся.

Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02. Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности.

Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности.

Документ «Авансовый отчет» объединяет в себе как функцию приходной накладной (подтверждающей поступление в организацию товарно-материальных ценностей и (или) услуг нематериального характера) так и информацию по учету выдачи денежных средств подотчетному лицу. Для осуществления этих функций в документе имеется несколько закладок.

Рассмотрим закладку «Авансы».

В этой закладке отражаются полученные подотчетным лицом от предприятия денежные средства в виде наличных полученных из кассы или в виде поступлений на пластиковую карточку.

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами — 71.

Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже. Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет.

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от30.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н).

В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.

Иногда встречаю на практике, что деньги в подотчет выдаются всем сотрудникам подряд, так делать не надо, все-таки деньги. Список подотчетных лиц, сроки и цели, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

Это может быть утверждено в Учетной политике, в Положении или приказом. С подотчетными лицами нужно заключить договора о материальной ответственности.

Учет расчетов с подотчетными лицами, учет валюты

В первом случае, если он, приобрел, например, материалы, в стоимость которых входит НДС (при условии, что организация ведет деятельность. облагаемую НДС ), сумма НДС не сможет быть принята к вычету. Если сумма не выделена в чеке, который ему выдали при покупке, материалы будут приняты к учету по стоимости, указанной в чеке.

Если сумма выделена — материалы примут к учету по их стоимости без НДС.

База знаний

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде).

Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»: Вид операции – выдача подотчетному лицу; Получатель – Фамилия имя отчество лица, которому выдаются деньги; Сумма – указывается сумма выданного аванса; Статья ДДС – заполняется автоматически на основании указанного вида операции; Комментарий – здесь можно указать, на что именно выданы денежные средства или другую необходимую информацию.

Это интересно:  Какие документы нужны для получения налогового вычета

Выдача марок подотчетному лицу оформление документов

В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в приобретении канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря и других мелких покупок, оплата за которые, как правило, производится наличными денежными средствами. Для этих целей работнику предприятия выдаются необходимые денежные суммы в подотчет. Приобретая товары (работы, услуги) у юридических лиц, подотчетные лица должны представить к авансовому отчету следующие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы за наличный расчет: фискальный чек ККМ, счет-фактуру, накладную (товарный чек) на товары. Оформление счета-фактуры должно соответствовать требованиям ст. 242 Налогового кодекса, что дает право покупателю отнести сумму НДС в зачет. Согласно п. 8 ст.

Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)

В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются. Записи в кассовую книгу должны вноситься кассиром сразу же после получения или выдачи денежных документов по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира ( п. 172 Инструкции № 157н ). Рассмотрим на примерах, как используются различные виды денежных документов в учреждениях образования и как отражаются в бухгалтерском учете факты хозяйственной жизни, совершаемые с их помощью.

Всероссийский муниципальный форум

Согласно Закону РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» (с изменениями и дополнениями) первичные документы как на бумажных, так на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом и (или) Национальным Банком РК, разрабатываются предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), дату составления, наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которого составлен документ, содержание операции или события, единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении), наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события) правильность ее (его) оформления.

Учет денежных документов

Форма закупочного акта не является эталоном, важно что в ней имеются все необходимые реквизиты. В случае закупа товаров у индивидуального предпринимателя необходимо указать помер и серию свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, а также в момент совершения сделки проверить наличие документа, подтверждающего соответствие вида и срока действия документа, дающего право на осуществление торгово-закупочной деятельности (патент, упрощенная декларация, общеустановленный режим — копии желательно приложить).
В соответствие со ст. 163 Налогового кодекса налогооблагаемый доход индивидуального предпринимателя относится к доходам, не облагаемым у источника выплаты, т.е. при наличии у предпринимателя вышеперечисленных документов, удержание индивидуального подоходного налога не производится.

Учет денежных документов в программе «1с:бухгалтерия 8 корп»

А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006. Ситуация: нужно ли учитывать в составе денежных документов (на счете 50-3) корпоративные банковские карты, используемые для оплаты расходов организации подотчетными лицами? Ответ: нет, не нужно.

Авансовый отчет: какие документы собрать и оформить подотчетнику

В деятельности любого учреждения часто используются такие документы, как талоны на бензин или на питание учащихся, почтовые марки и конверты с марками для отправки корреспонденции, карты экспресс-оплаты Интернета и сотовой телефонной связи и иные документы, требующие особого учета. В статье рассмотрим, в каком порядке они должны использоваться и учитываться.

Денежные документы – это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Расчеты по их приобретению между сторонами уже произведены, а услуги, которые с помощью этих документов могут быть получены, еще не оказаны.

Согласно п. 169 Инструкции № 157н оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины – все это денежные документы.

Порядок оформления первичных документов при выдаче денежных средств в подотчет

Возможно два варианта: – организация приобретает денежные документы и передает их впоследствии сотрудникам; – сотрудники приобретают необходимые денежные документы самостоятельно. Хранение денежных документов Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами.

В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Выдача марок подотчетному лицу оформление документов

Статья написана по материалам сайтов: buh-experts.ru, obpotrebnadzor.ru, redtailer.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector