+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Должностная инструкция архивариуса предприятия

I. Общие положения

  1. Архивариус относится к категории технических специалистов.
  2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
  4. Архивариус должен знать:
    1. 4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
    2. 4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
    3. 4.3. Единую государственную систему делопроизводства.
    4. 4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
    5. 4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
    6. 4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.
    7. 4.7. Структуру предприятия.
    8. 4.8. Основы организации труда.
    9. 4.9. Правила эксплуатации технических средств.
    10. 4.10. Законодательство о труде.
    11. 4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
    12. 4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.
  5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
    1. 5.1. Положением об архиве.
    2. 5.2. Настоящей должностной инструкцией.
  6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
  7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

  1. Основными задачами архивариуса являются:
    1. 1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).
    2. 1.2. Создание справочного аппарата к ним.
    3. 1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.
    4. 1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.
  2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
    1. 2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
    2. 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
    3. 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.
    4. 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
    5. 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
    6. 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
    7. 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
    8. 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
    9. 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
    10. 2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
    11. 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.
    12. 2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

III. Права

Архивариус имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

При полной или частичной перепечатке материалов
обязательна гиперссылка на страницу размещения материала.

Должностная инструкция архивариуса

Открыть в формате WORD

I. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.

2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Это интересно:  Проверить машину на утилизацию по гос номеру

3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

4. Архивариус должен знать:

4.1. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.

4.2. Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.

4.3. Единую государственную систему делопроизводства.

4.4 Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.

4.5. Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.

4.6. Порядок ведения учета и составления отчетности.

4.7. Структуру предприятия.

4.8. основы организации труда.

4.9. Правила эксплуатации технических средств.

4.10. Законодательство о труде.

4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.12. Правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты.

5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением об архиве.

5.2. Настоящей должностной инструкцией.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

1. Основными задачами архивариуса являются:

1.1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

1.2. Создание справочного аппарата к ним.

1.3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов.

2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса

Содержание

Должностная инструкция архивариуса упорядочивает трудовые взаимоотношения. Документ определяет правила подчинения сотрудника, порядок занятия и освобождения его от должности, требования к опыту, образованию, функциональные обязанности, права, виды ответственности.

Используйте представленную ниже типовую форму при разработке должностной инструкции архивариуса предприятия.

Образец типовой должностной инструкции архивариуса

І. Общие положения

1. Архивариус принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Назначение или освобождение от должности архивариуса осуществляется приказом генерального директора предприятия по представлению заведующего архивом.

3. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт аналогичной работы не менее одного года.

Это интересно:  Списание бсо в бюджетном учреждении

4. Архивариус непосредственно подчиняется заведующему архивом.

5. В период отсутствия архивариуса его ответственность, функциональные обязанности, права переходят к иному должностному лицу, назначенному в установленном порядке.

6. Архивариус должен знать:

  • правила приема, хранения, обращения, передачи документов в архив;
  • единую государственную систему делопроизводства;
  • инструкции, нормативные правовые акты, иные руководящие документы по ведению архивного дела на предприятии;
  • правила оформления дел, их подготовки к использованию, хранению;
  • порядок разработки описаний документов постоянного и временного хранения;
  • правила оформления актов об уничтожении документов;
  • организационно-штатную структуру предприятия;
  • нормы ведения учета и составления отчетности;
  • правила обращения со средствами коммуникации;
  • основные принципы организации труда;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • нормы делового общения, этики;
  • законодательство о труде Российской Федерации;
  • нормы охраны труда, правила противопожарной защиты.

7. Архивариус руководствуется в своей деятельности:

  • данной должностной инструкцией;
  • Уставом, правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами предприятия;
  • законодательными актами РФ;
  • приказами, распоряжениями руководства.

ІІ. Должностные обязанности архивариуса

Архивариус выполняет следующие должностные обязанности:

1. Создает справочную систему документов.

2. Отбирает, упорядочивает, комплектует, использует, обеспечивает сохранность документов.

3. Контролирует ведение, оформление делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

4. Готовит и своевременно направляет на государственное хранение в Архивный фонд Российской Федерации документы о деятельности предприятия.

5. Регистрирует, принимает на хранение документы от структурных подразделений предприятия.

6. Способствует сохранности документов, направленных в архив.

7. Шифрует единицы хранения в соответствии с законодательством РФ.

8. Разрабатывает номенклатуру дел, проверяет верность их состава и оформления при направлении в архив.

9. Создает систему поиска документов, обеспечивает быстрый, удобный доступ к ним.

10. Подготавливает сводные описи единиц временного, постоянного хранения, акты для направления документов на государственное хранение, списание, уничтожение документов.

11. Следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях архива.

12. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение условий в помещениях архива для обеспечения их целостности и сохранности.

13. Участвует в работе по экспертизе практической, научной ценности архивных документов.

14. Выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами.

15. Составляет справки на основе сведений, содержащихся в документах архива, подготавливает сведения для составления отчетов о деятельности архива.

16. Использует в работе средства автоматизации учета, коммуникации.

17. Разрабатывает требования, инструкции по организации архивного дела и ведению делопроизводства.

18. Помогает сотрудникам предприятия в поиске необходимых документов.

19. Инструктирует сотрудников о правилах подготовки, сдачи дел в архив.

ІІІ. Права

Архивариус имеет право:

1. Выдвигать в адрес руководства предложения по улучшению своей деятельности и работы предприятия.

2. Принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных обязанностей.

3. Не исполнять свои полномочия при возникновении опасности для здоровья или жизни.

4. Требовать от руководства предприятия создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей, сохранности документов, материальных ценностей.

5. Подписывать документы в пределах своей компетенции.

6. Представлять интересы предприятия в установленном порядке.

7. Сообщать непосредственному начальнику о выявленных недостатках в деятельности предприятия. Выдвигать предложения по их устранению.

8. Получать сведения о решениях руководства предприятия, которые касаются работы архивариуса.

9. Обращаться к специалистам по вопросам, которые выходят за пределы компетенции архивариуса.

10. Получать необходимую информацию для выполнения своих должностных обязанностей.

11. Вступать в коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений предприятия по рабочим вопросам.

12. Направлять предложения в адрес руководства, которые относятся к деятельности предприятия.

ІV. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

1. Нанесение ущерба предприятию, его сотрудникам, контрагентам, государству.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Направление руководству, клиентам заведомо недостоверной информации.

4. Неправомерное обращение с личными сведениями предприятия, коммерческой тайной, разглашение конфиденциальных данных.

5. Качество ведения отчетной документации.

6. Нарушение положений внутреннего трудового распорядка, норм противопожарной защиты, требований трудовой дисциплины, техники безопасности.

7. Последствия самостоятельных действий и решений.

8. Несанкционированное руководством представление интересов предприятия.

9. Нарушение норм этикета, делового общения.

10. Нарушение требований руководящих документов предприятия.

Архивариус: обязанности на предприятии

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал » Генеральный регламент», в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

Это интересно:  Статья 168 фз накопительная пенсия

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться «архивариус». В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность «архивист».

Основные положения

Архивариус — это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

  • формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
  • прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
  • выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
  • формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

  • предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
  • соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

  • различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
  • порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
  • единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
  • методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
  • порядок подготовки документов к хранению и применению;
  • порядок учета и формирования отчетности;
  • организационная структура компании;
  • навыки работы на ПК на уровне профессионала;
  • методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
  • навыки работы с колоссальными объемами информации;
  • трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным («архивное дело», «документоведение»), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия «архивариус», обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

  • несложная работа в физическом плане;
  • не обязательно получать специальное образование.
  • большинство работников считают ее самой скучной профессией;
  • невысокий уровень оплаты труда;
  • практически нет карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

  • отличная память;
  • умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
  • умение обращать внимание на детали;
  • навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
  • способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
  • тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

  • умение организовывать;
  • аккуратность;
  • упорство;
  • умение контролировать себя;
  • четкость;
  • усидчивость;
  • педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

  • неаккуратность;
  • узкий кругозор;
  • неумение организовывать себя;
  • невнимательность;
  • импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии «архивариус»:

  • обязанности поддержания документов в сохранности;
  • отслеживание применения документов;
  • выдача по запросам документов, справок;
  • формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
  • прием документации на хранение на долгий срок;
  • проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
  • создание системы входящей информации;
  • отправление сведений по делам в государственный архив;
  • формирование описи документации, которая есть в архиве.

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

  • знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
  • выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
  • в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
  • просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
  • обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ — за нанесение материального вреда.

Статья написана по материалам сайтов: hr-portal.ru, working-papers.ru, businessman.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector