+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Форма номенклатуры дел приведена

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – один из основных документов, который должен быть разработан в организации. В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

Номенклатура дел разрабатывается для того, чтобы:

  • вести учет дел, заведенных в течение года в организации и в ее структурных подразделениях;
  • формировать дела (обеспечивать порядок при подшивке документов в дела);
  • вести индексацию дел;
  • обеспечить поиск документов.

Порядок составления номенклатуры дел описан в пункте 3.2.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обычно номенклатура дел составляется в качестве единого документа для всей организации. При этом она включает в себя номенклатуры отдельных подразделений. Например, канцелярии, секретариата, финансового отдела, административного отдела, кадровой службы.

Виды номенклатур

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и индивидуальную.

Типовая номенклатура дел предусматривает обязательный перечень дел, которые заводятся в однотипных организациях. Как правило, типовая номенклатура разрабатывается в учреждениях, которые имеют широкую сеть подведомственных организаций.

Примерная номенклатура дел сходна по назначению с типовой номенклатурой. Она также разрабатывается для однотипных организаций, однако имеет только рекомендательный характер. Это означает, что подведомственным предприятиям дано право самим решать, принимать ли документ в качестве образца или разрабатывать свою схему делопроизводства.

В каждой организации разрабатывается индивидуальная номенклатура дел. При этом заголовки дел и сроки хранения документов полностью переносятся в нее из типовой или примерной номенклатуры. Если у организации нет типовой или примерной номенклатуры дел, индивидуальную номенклатуру она разрабатывает самостоятельно.

Такие виды номенклатуры дел предусмотрены в пункте 3.2.5.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, и пункте 4.17 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Ситуация: сколько копий должно быть у номенклатуры дел?

Утвержденная в организации номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Первый (подлинный) экземпляр храните в службе делопроизводства организации как документ постоянного хранения. Второй экземпляр номенклатуры дел используйте в качестве рабочего экземпляра. Третий – передайте в архив организации как учетный документ. Каждая служба организации получает выписку из номенклатуры дел, на основании которой и происходит формирование исполненных ею документов в отдельные дела. Об этом сказано в пункте 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Организация может сформировать еще один экземпляр номенклатуры дел и направить его на хранение в государственный архив (п. 1 ст. 9, ч. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). При этом следует учесть, что для государственных (муниципальных) организаций передача номенклатуры дел в государственный архив является обязанностью (ст. 4, ч. 1, 3 ст. 18, гл.5 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Разработка и утверждение

Номенклатуру дел нужно разработать и утвердить в организации в конце каждого календарного года, а в действие ввести с января очередного года. За разработку номенклатуры отвечает, как правило, служба делопроизводства организации (канцелярия, секретариат). Главная задача должностного лица, возглавляющего это структурное подразделение, собрать со всех отделов организации части будущей единой номенклатуры, обобщить их, внести необходимые изменения и придать документу установленную форму. Затем документ нужно согласовать с экспертной комиссией компании и с архивной службой (экспертная комиссия создается в организации для определения ценности документа и состоит, как правило, из штатных сотрудников). После того как проект номенклатуры дел получит одобрение специалистов, свою подпись на нем должен поставить руководитель службы делопроизводства. В окончательном варианте документ должен утвердить руководитель организации, проставляя на нем гриф утверждения.

Такой порядок установлен в пункте 3.2.5.3 и абзаце 2 пункта 3.2.5.5 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Основные разделы

Номенклатура дел, которую должен разработать отдел кадров, – это часть единой номенклатуры дел организации. Составлять ее нужно по тем же правилам, что и единую номенклатуру. Форма номенклатуры дел приведена в приложении 8 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Она состоит из пяти основных разделов:

Особенности заполнения отдельных разделов номенклатуры дел приведены в пункте 3.2.5.4 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Графы заполните в следующей последовательности – № 1, № 2, № 4, № 5. Данные в графу № 3 занесите в последнюю очередь, а именно в конце календарного года, когда станет известно точное количество единиц хранения (томов, папок, книг, журналов).

Пример оформления номенклатуры дел кадровой службы

В организации «Альфа» разработана номенклатура дел на 2015 год.

Индекс дела

В графе № 1 номенклатуры проставьте индексы каждого дела. Индекс состоит из двух частей: номер (код) структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием организации и порядковый номер дела, сформированного в кадровой службе. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 05–07, где 05 – код кадровой службы по штатному расписанию, 07 – порядковый номер дела (папки) по номенклатуре дел. Группы цифр индекса разделите дефисом. Впоследствии индексы дел перенесите из номенклатуры на корешки папок (скоросшивателей), а при сдаче дел в архив – на обложку дела. Дела, в которых содержатся вопросы, не разрешенные в течение одного года, внесите в номенклатуру следующего года с тем же индексом. К таким делам относятся, например, личные карточки, трудовые книжки, журналы учета. Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Заголовок дела

В графе № 2 номенклатуры укажите заголовки дел (папок) всех документов, с которыми работаете (входящих, исходящих, внутренних), а также справочные и регистрационные материалы (картотеки, журналы (книги) учета и выдачи документов). В номенклатуру не включайте заголовки печатных изданий (бюллетеней, тарифных и иных справочных материалов).

Заголовки дел расположите в определенной последовательности. Эта последовательность зависит от важности документов, входящих в состав дела. Вначале перечислите заголовки дел, содержащих организационную документацию, – Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников , Правила трудового распорядка , коллективный договор . Далее внесите заголовки дел, содержащих распорядительную документацию, – приказы о приеме на работу, переводе и увольнении сотрудников, о взысканиях, поощрениях, командировках. Затем укажите заголовки дел с учетной и справочной документацией – штатное расписание , личные карточки , графики отпусков, журналы учета сотрудников, направляемых в командировки, и т. д. Завершите перечень официальной внутренней перепиской (докладные, объяснительные записки, представления). Такой порядок следует из пунктов 4.14–4.18 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Совет: после того как вы перечислите в номенклатуре заголовки всех существующих дел, в графе № 1 проставьте еще несколько индексов в качестве резервных номеров, а в графе № 2 оставьте свободное место. Это необходимо для учета новых, не предусмотренных ранее дел, которые могут возникнуть в кадровой службе в течение года.

Ситуация: в каком порядке расположить заголовки дел внутри основных массивов (организационные, распорядительные, справочные документы) номенклатуры дел?

При систематизации заголовков дел соблюдайте принцип иерархии. Например, заголовки дел, содержащих приказы вышестоящих организаций, расположите перед заголовками дел с приказами руководителя организации, затем разместите распоряжения его заместителей. Переписку с вышестоящими организациями поместите перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными). Докладные записки на имя руководителя организации разместите перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений. Годовые отчеты и планы – перед квартальными и месячными и т. д.

Ситуация: как правильно сформулировать заголовки номенклатуры дел?

Заголовок должен четко отразить основное содержание и состав документов дела. Не употребляйте неконкретных формулировок («разные материалы», «факсы», «приказы руководителя», «общая переписка»), не стоит применять вводные слова и сложные синтаксические обороты.

Составляя заголовки для номенклатуры дел, укажите:

  • название дела (переписка, журнал, книга) или разновидность документов, которые оно содержит (протоколы, приказы, справки, докладные записки);
  • автора документа – наименование организации, структурного подразделения, должностного лица;
  • адресата или корреспондента документа – организацию, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
  • краткое содержание документов дела;
  • место составления документа;
  • дату (период), к которому относятся документы дела;
  • число копий документа.

Такие рекомендации приведены в пункте 4.26 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526, и пункте 2.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Срок хранения дела

В графе № 4 номенклатуры укажите срок хранения каждого дела и номера соответствующих статей по перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Заполняя эту графу, учитывайте, что номенклатура должна содержать в себе заголовки всех дел, заведенных за год.

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Как одно дело в номенклатуру включите личные карточки сотрудников, а также трудовые книжки. Самостоятельным делом в номенклатуре будет каждый журнал или книга учета, которые ведутся в кадровой службе.

Примечания к делу

В графе № 5 номенклатуры проставьте отметки о заведении дел, о переходе дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию и т. п. Например, примечание может выглядеть так: «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе» и т. п. Такие отметки можно ставить в течение всего срока действия номенклатуры.

Это интересно:  Обязан ли ип иметь расчетный счет

Итоговая запись о количестве дел

Итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного хранения должна составить по окончании календарного года служба делопроизводства организации (иная служба, ответственная за составление номенклатуры дел) (п. 3.2.5.6 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33).

Учимся составлять номенклатуру дел отдела кадров (Коткова Е.)

Дата размещения статьи: 25.03.2016

Конец года, помимо всего прочего, — время, когда составляется номенклатура дел организации на следующий календарный год. Инициатором этого процесса обычно выступает канцелярия или ответственный за архив работник компании. Если будущая номенклатура дел — первая в истории организации, то без помощи работников структурных подразделений канцелярии не обойтись. Отдел кадров — не исключение, тем более что хранить документы по личному составу его обязывает закон. Как составить номенклатуру дел отдела кадров? Как правильно заполнить ее графы и установить сроки хранения? Что делать потом? На эти вопросы ответим в статье.

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна

Для того чтобы определить, что представляет из себя номенклатура дел, обратимся к наиболее свежему документу в области архивного дела, который был введен в действие в конце сентября 2015 г., — Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила).

Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526

4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

В организации обычно действуют сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений. Последние отражают состав документального фонда подразделения.

За составление сводной (то есть единой) номенклатуры дел организации отвечает служба делопроизводства (секретариат, канцелярия, административный отдел). Сводная номенклатура составляется из номенклатур дел структурных подразделений, а за их составление несут ответственность уже начальники отделов, служб, департаментов и управлений.

Почему так? Очень просто: сотрудники, которые ежедневно имеют дело с документами своего отдела, могут не только описать их быстрее и качественнее, чем делопроизводитель, но и сформировать документы в дела так, как удобно специалистам именно их сферы. Они назначат документам корректные сроки хранения и при необходимости поднимут вопрос об их увеличении. Секретарь или делопроизводитель, проявив должные настойчивость и трудолюбие, тоже смогут это сделать, но времени у них уйдет в разы больше.

Сводная номенклатура дел организации ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается первым руководителем. Это делается в конце года, чтобы к моменту ухода на новогодние каникулы номенклатура на следующий год уже была готова. Структурные подразделения получают свои номенклатуры и начинают формировать дела в соответствии с ними с первого рабочего дня нового года.

Номенклатура дел отдела кадров

Номенклатурам дел отдела кадров и бухгалтерии традиционно придается особое значение: здесь работают с документами, обеспечивать должное хранение которых обязана любая организация независимо от сферы ее деятельности и формы собственности. Это закон.

Фрагмент документа. Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 настоящего Федерального закона.

Как говорилось выше, делопроизводитель вряд ли сможет качественно описать документы отдела, зато он знает, как правильно сформировать заголовки дел, оформить номенклатуру и как найти сроки хранения документов в специальных перечнях. По Правилам , отдел делопроизводства или архив обязаны оказывать методическую помощь подразделениям, а фактически архивариус и работник отдела работают в тандеме: первый отвечает за форму будущей номенклатуры, второй — за содержание. Если же такого отдела нет, то всю работу придется делать самостоятельно.

Пункт 1.3.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), далее — Основные правила работы архивов.

Составляем номенклатуру дел отдела кадров

Форма номенклатуры дел структурного подразделения приведена в Приложении N 26 к п. 4.18 Правил. Рассмотрим ее.

Номенклатура дел – как это выглядит?

Для усовершенствования работы административного аппарата, обеспечения большей оперативности, а кроме того, для улучшения и облегчения работы организации в целом, была придумана достаточно сложная по структуре, но очень простая функционально система классификации документов, сегодня известная как номенклатура дел.

По своему характеру, номенклатура дел – это удобный и широко каталогизированный и систематизированный перечень дел, включающий всю важную информацию о них. Она позволяет не только быстро отыскать необходимый документ во время работы, но имеет огромное значение при работе с большим количеством документов в архивах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Общие понятия

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах:

  • утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
  • указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98), включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

  • экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
  • формирование дел;
  • предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
  • предоставление их сохранности;
  • предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации.

Утверждается номенклатура управляющим архива организации, либо субъектом, отвечающим за архивы.

Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.

Функции номенклатуры

Номенклатуру дел применяют в различных ситуациях:

  1. Для классификации имеющейся документации, то есть когда номенклатура служит проектом распределения документов уже после их выполнения и, проще говоря, служит персональным архиватором для организации.
  2. Номенклатура может быть архивом как для сугубо бумажных накоплений, так и для формирования, перемещения, хранения, упорядочивания и других удобных операций с информацией в электронном виде.
  3. Она содержит данные о сроках сохранения документации.

Любое дело, введенное в номенклатуру, содержит временные сроки хранения документа, указанные на нём. Оформляя документацию в дела, в согласовании с формой номенклатуры, этим, в то же время, планируют, хотя и приблизительно, ориентировочный период хранения важных документов.

  • При оформлении номенклатуры осуществляется важнейший этап экспертизы значимости документов.
  • Оформляет индексацию в делопроизводстве — индексы дел обычно входят регистрационные номера документов.
  • Имеет чисто информационную функцию при исследовании устройства организации.
  • Является базовым фактором при учете описей дел, как постоянного так и временного (на десять лет и более) охранения, и важнейшим учетным фактором в документообороте.
  • Используется с целью учета дел временного (вплоть до десяти лет) хранения.
  • Может применяться как модель возведения справочно-информационной картотеки на отработанную документацию.
  • Образец бланка номенклатуры дел скачивайте здесь бесплатно.

    Стандартная

    Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

    Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

    Персональная

    Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

    Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

    Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации, которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

    Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

    Это интересно:  Правила по охране труда в электроустановках

    Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

    При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры. Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом, включая все подразделения.

    Номенклатуру следует оформлять в любой организации, независимо от того, к какой ОПФ хозяйствующего субъекта данное предприятие принадлежит.

    Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

    Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри — система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

    Порядок и требования к оформлению

    В качестве разделов номенклатуры выступают названия отдельных структурных подразделений компании, которые размещаются последовательно, по степени важности для предприятия. Сначала указываются более значимые отделы производства, потом идут второстепенные органы с присвоением им номерных индексов.

    В других случаях разделы номенклатуры могут состоять из важных руководящих должностей организации, также перечисленных в номерном порядке (1. ген. директор, 2. зам. директора и т.д.)

    В основе раздела оформляются самые значимые с точки зрения работы организации документы и приказы. Уже после них прилагается второстепенная информационная документация, вроде справок и переписок.

    Грамотное оформление дела позволяет успешно и своевременно найти необходимые документы, гарантирует их доступность, сохранность, а также существенно упорядочивает сам процесс документооборота, что немаловажно при делопроизводстве, где обычно проходит и реализуется немало документации.

    Оформление дел происходит по месту зарегистрированной документации – в канцелярии, либо в секретариате. Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям.

    В основной массе предприятий создание дел осуществляется согласно наименованиям типов документов (актов, указов, договоров и т.д.)

    При создании дел следует придерживаться следующих условий:

    • В делах размещается только исполненная и грамотно оформленная документация.
    • Документация, затрагивающая проблемы, подходящие под общий раздел, размещается в общем же деле.
    • В одном деле размещается только один образец документа (оригинал либо заверенная копия).
    • Любой документ, введённый в дело, должен быть грамотно оформлен (обладать датой, росписью, печатью о выполнении и т.п.) в соответствии с Федеральными стандартами.
    • Для обеспечения дополнительного удобства работы с номенклатурой, в одно и то же дело интегрируется преимущественно документация одного и того же года регистрации.
    • Документация в самом деле размещается в хронологическом порядке (02.03.2006, 03.03.2006 и т. д.), в нумерологическом (№1, №2..) либо в алфавитном (по именам создателей документов, либо в алфавитном порядке по наименованиям учреждений-корреспондентов).
    • Часто применяется временно-логическая концепция, при которой документация размещается в делах в процессе решения тех или иных проблем. Подобная система размещения документов по сути сходится с хронологической.
    • Документация различного периода хранения распределяется в различные же дела.
    • В деле не могут разместить документы, не соответствующие его наименованию, неверно составленные (отдают на доработку), черновые, напечатанные на копире.
    • Дело не может включать более чем 250 листов, и по этой причине, если бумаг будет больше, их будут передавать в нескольких томах, указав на лицевой стороне номер тома.
    • Контракты организации могут разделяться на две категории и храниться в различных делах. В одной категории находятся торговые договоры среди коммерческих организаций, в другой – рабочие соглашения (контракты) с сотрудниками.
    • Указы по трудовой деятельности оформляются по отдельности от указов сотрудникам организации.
    • Документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, оформляются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

    При создании дел с наличием корреспонденции главным условием считаются её размеры.

    В случае, если размеры переписки не сильно значительные, то оформляется единственное дело, включающее в себя абсолютно все входящие и исходящие сообщения, письма, звонки, e-mail-ы и пр.

    Предполагая увеличение объёмов переписки с деловыми партнерами, рациональным решением было бы приобретение отдельного дела для всей деловой переписки. При последующем возрастании размера переписки можно также входящую и исходящую переписку разбить согласно их типам: на бумажную корреспонденцию, на электронную почту и прочее.

    Проекты и отчеты сохраняются в делах того года, к которому они принадлежат согласно его информационному наполнению, вне зависимости от периода их формирования либо регистрации.

    На лицевой части нужно указать:

    • наименование организации;
    • индексный номер и номер тома, когда дело разделено на ряд домов;
    • заглавие дела;
    • год регистрации;
    • количество листов;
    • время хранения.

    к содержанию

    Структура номенклатуры и порядок заполнения

    Номенклатура дел обязана соответствовать ряду условий:

    Во-первых: номенклатура должна работать абсолютно со всей документацией, проходящей через организацию или имеющей к ней какое-либо отношение – как полученной внутри организации, так и со всей внешней документацией.

    Во-вторых: наименования дел в номенклатуре всегда должны быть сформулированы в краткой и ёмкой форме и в полной мере отвечать информационному содержанию располагающейся в этом деле документации.

    В-третьих: заголовки дел в номенклатуре оформляются при наличии нескольких важных факторов:

    • указание типа документа (указ, договор, контракт, протокол);
    • информация о документе, составленная и изложенная в краткой форме;
    • срок (промежуток времени), к которому принадлежит данная документация и дела, относящиеся к ней;
    • номер статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел;
    • в случае, когда документы являются копиями – обязательно указать об этом при составлении заголовка.

    В-четвертых: в названии дела, включающего в себя переписку, следует в краткой форме указать основных действующих лиц и причину переписки (какой вопрос обсуждается).

    В ходе ведения дел их заглавия в номенклатуре могут корректироваться, дополняться и редактироваться.

    Образец стандартной номенклатуры дел, предназначенных для ВУЗов:

    1. Вопросы общего характера.
    2. Управление.
    2.1. Указы министерства.
    2.2. Указы ректора ВУЗа.
    2.3. Сведения о деятельности ВУЗа.
    3. Учебная деятельность ВУЗа.
    3.1. Учебные проектные работы ВУЗа.
    3.1.1. Учебные проекты ВУЗа с расчетом на год.
    3.1.2. Учебные проекты ВУЗа с расчетом на семестр.
    3.2. Распорядок занятий.
    3.3. Вопросы на экзаменах.
    4. Бухгалтерия.
    4.1. Бухгалтерская (финансовая) отчетность ВУЗа за год.
    4.2. Деловая переписка с банком.
    5. Хозяйственно-административная деятельность.
    5.1. Проект ремонтных работ аудиторий ВУЗа.
    5.2. Деловая переписка с поставщиками строительных материалов.
    5.3. Деловая переписка по закупке внутреннего оснащения для аудиторий.

    Сроки хранения

    Росархивом, приказом от 06.10.00 г. был утвержден Список стандартных административных документов в деятельности ведомств с предписанием им сроков хранения (с ред. и доп. от 27.10.03 г.).

    При оформлении номенклатуры дел непременно предусматриваются сроки, на которые считается допустимым хранить документы. По истечению данных сроков cведения, утвержденные в разных документах, могут обладать разной степенью важности.

    В связи с фактическим и научным значением имеющейся документации обусловливается и период их хранения: на постоянный, на длительный, и на временный сроки хранения.

    От ценности указанной документации зависят будущие сроки их хранения: полгода, 3 года, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет. При определении сроков хранения должны предусматриваться только годы. Дни и месяцы в состав документов не включаются.

    Если срок хранения установлен как «ДМН» (до минования надобности), то это значит, что данная документация обладает очень узкой фактической ценностью и не подлежит обязательному хранению. Сроки хранения таких документов определяются руководством организации.

    Как составить номенклатуру дел отдела кадров читайте в нашей статье.

    Определение и оформление переходящих дел

    Дела, не закрытые в течение года, считаются переходящими и в номенклатуре помечаются соответствующим номерным индексом. т.е. дело, которое не закрыли в 2015-м переходит на 2016-й год и так далее… Нормы и критерии переходящих дел прописаны в пунктах 3, 4, 9 ОПРАО (одобрено Росархивом 6 Февраля 2002 года).

    К примеру, дело не считается переходящим, если его весь год вели, а затем, в конце года, просто подписали последний указ — в таком случае дело будет считаться закрытым, а в следующем году его снова откроют.

    Однако документы по личному составу – переходящие, обновляются из года в год, и останутся таковыми, пока данные сотрудники остаются работать в организации. Данную категорию дел закрывают только в случае увольнения сотрудников.

    К переходящим делам могут относиться следующие категории дел:

    • Переписки (в зависимости от самого дела — например, дело будет считаться переходящим, если переписка с предприятием о конкретном деле, допустим, о контракте на поставку угля не решился в данном году, и он переходит на следующий год и фиксируются как переходящий).
    • Любая документация типа досье (к ним относятся личные дела, проектные дела, договорные дела и т.д.).
    • Судебные дела (так, организации, часто выступающие в судебных кампаниях, могут несколько лет, на протяжении тяжб, собирать документацию в единое дело, имеющее статус “переходящего”).

    Переходящие дела – это внутренние документы организации, в т.ч. нормативные акты, устав организации и другая обновляемая и поддающаяся редакции документация.

    Сроки хранения таких дел определяются при отсчете от последнего подшитого документа. То есть, если перед закрытием дела документ был подшит в декабре 2016 года, то расчёт будет производиться уже с 1 числа 2017-го года.

    Так как сроки всегда индивидуальны, то для каждого дела следует проводить расчёт самостоятельно: например, если срок хранения 6 лет, то данное дело должно будет подлежать уничтожению 01.01.23 г.

    При оформлении дел следует указывать на факт того, что материал является переходящим. На обложке такого дела, на строке после наименования дела, справа от даты, следует поставить соответствующую пометку.

    Если при завершении 2016-го года составляется номенклатура дел на 2017-й год, то в одном из заполняемых столбцов формы номенклатуры «Примечание», в деле, оформление и контроль над которым стартовал в 2016-м г, и установлено, что это продолжится в 2017 г., нужно поставить пометку о том, что дело переходит с 2016-го (с передачей всех номерных индексов) на 2017-й год.

    О требованиях к составлению номенклатуры дел узнайте подробно из видео:

    Это интересно:  Письмо о неразглашении конфиденциальной информации

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Это быстро и бесплатно !

    Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

    Что такое номенклатура дел

    Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

    Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

    Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

    Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

    1. Положением о создании организации либо Уставом.
    2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
    3. Штатным расписанием на текущий год.
    4. Номенклатурой дел прошлых лет.
    5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
    6. Регистрационными формами учреждения.
    7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
    8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

    Сфера предназначения

    Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

    Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

    • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
    • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
    • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
    • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

    Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

    Виды номенклатуры

    В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

    1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
    2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
    3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

    Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

    Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

    Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

    Правила формирования

    Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

    Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

    Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

    Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

    Как не упустить главного

    Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

    Шаг 1. Назначьте ответственного.

    Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

    Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

    Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

    Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

    Шаг 3. Объединение.

    Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

    Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

    Шаг 4. Утвердите приказ.

    Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

    Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

    Как составить опись дел

    Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

    Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

    Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

    Количество единиц хранения

    Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

    Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

    Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

    Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

    Сроки хранения

    Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

    Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

    Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

    • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;
    • Приказ Минкультуры от 31.07.2007 № 1182 — для техдокументации.

    Если конкретный вид документа не отражен в действующих Приказах Министерства культуры, организация вправе самостоятельно утвердить срок хранения. В таком случае придется создать экспертно-проверочную комиссию (ЭПК). Члены данной комиссии и определят минимальные сроки хранения документации, не указанной в нормативно-правовых актах. Следовательно, ЭПК в номенклатуре дел — это (расшифровка — экспертно-проверочная комиссия) указание на то, что срок хранения установлен по заключению специально созданной комиссии.

    Такая процедура актуальна в части установления сроков хранения для некоторых бухгалтерских документов. Например, для хранения сведений о просроченной дебиторской задолженности. Так, списать дебиторку можно только по истечению 10 лет. В то же время налоговики вправе затребовать подтверждение списания просроченной дебиторки в течение 3 лет. В итоге срок хранения таких сведений — 13 лет (10+3). Для таких случаев и нужна отметка ЭПК.

    Для удобства мы собрали актуальные бланки и формы, применяемые в деятельности российских организаций, с указанием сроков их хранения. Информация представлена в виде таблицы. В ней вы найдете не только таблицу сроков хранения кадровых документов в организации в 2019 году, но и бухгалтерские документы, делопроизводственные бумаги, справки и письма и многое другое.

    Скачать таблицу сроков хранения документов в организации в 2019 году

    Где хранить

    Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно. Например, учреждение определило следующие места хранения:

    1. Первый экземпляр хранится в канцелярии.
    2. Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
    3. Третий используется в архиве компании.
    4. Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.
    5. Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.

    Актуальные образцы

    Приведем актуальные образцы оформления документации. Бланки допустимо использовать в работе. Первый из них — образец сводной номенклатуры дел.

    Второй образец — номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения. Мы составили его для некоммерческой организации.

    И последний образец — номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения.

    Статья написана по материалам сайтов: xn—-ctbbdccf4eebbnlpq5kj.xn--p1ai, bizakon.ru, gosuchetnik.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector