+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Как правильно хранить кассовые чеки

Если на фирме пробивается по два-три чека в день, то проблема их сохранности практически отсутствует. Иная ситуация у тех компаний, которые расходуют по несколько кассовых рулонов в день. При такой производительности за пять лет, установленных законодательством на хранение контрольно-кассовых лент, может накопиться немалое количество макулатуры. Есть ли способ избавиться от нее побыстрее, не вызвав при этом гнев чиновников?

Противоречия чиновников

В свою очередь, ту самую инвентаризацию имущества, после которой (по истечении 15 дней) можно избавиться от «контрольки», фирма должна проводить регулярно. Есть случаи, когда ее проведение обязательно, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Значит, если, к примеру, контрольная лента закончилась в декабре, а инвентаризация проходит в конце года, то хранить ленту следует до середины января следующего года. Январская же «контролька» задержится в бухгалтерии примерно на один год. Срок, конечно, немаленький, но все-таки не пять лет.

Есть еще один способ сократить время хранения кассовой ленты. Дело в том, что торговые организации обычно проводят плановые инвентаризации не реже одного раза в месяц (на первое число), в крайнем случае – раз в квартал. А поскольку результаты ревизии утверждаются руководителем организации в течение месяца после ее проведения, то, следовательно, срок жизни использованной ленты – максимум два месяца. Таким образом, компания должна самостоятельно решать, беречь использованную кассовую ленту пять лет или же ограничить срок ее хранения ближайшей инвентаризацией – ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной. Однако какова вероятность того, что инспекторы примут позицию компании и все обойдется без разногласий?

С точки зрения законности

За «ненадлежащее хранение информации о кассовых операциях в фискальной памяти контрольно-кассовой машины и на контрольных лентах» чиновники из Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ (ГМЭК) пытались узаконить штраф в тридцать пять тысяч рублей. Однако их попытки не увенчались успехом, ведь в Законе о ККМ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ статьи об ответственности за несохраненную «контрольку» нет.

А вот административной ответственности директору фирмы за отсутствие лент, скорее всего, не избежать. Ведь именно он отвечает за хранение учетных документов (п. 11 Положения). Законодательством предусмотрена санкция для должностных лиц за нарушение сроков и порядка хранения – от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях).

Навстречу прогрессу

С помощью запросов из ЭКЛЗ по номеру документа могут быть получены его данные, по номеру смены – контрольные ленты, по заданному периоду – обобщенные отчеты. Информацию из ЭКЛЗ можно распечатать на кассовом аппарате или сохранить в электронном виде на другом носителе.

Хранить такую «электронную ленту», в отличие от ее бумажного аналога, необременительно. Если бы чиновники шагнули навстречу прогрессу и позволили фирмам не хранить «макулатуру», то вопрос о сроке хранения стал бы неважен. Ведь небольшое электронное устройство можно беречь и пять лет, и даже больше.

Это интересно:  Аналогичное рабочее место при соут

Содержание

Как и для чего продавцу хранить чеки по эквайрингу

Эквайринг позволяет покупателю или клиенту оплачивать товары и услуги по безналу — при помощи банковской карты. Покупателю не приходится заранее снимать деньги в банкомате — терминалы для безналичного расчета есть почти во всех магазинах.

При расчете банковской картой можно заметить, что кассовый аппарат печатает два чека: для покупателя и продавца. Слип — это чек, который подтверждает, что оплата была по карте. В статье разберемся, что такое «слип чеки», нужно ли хранить чеки по эквайрингу. Что нужно знать предпринимателю об условиях и сроках их хранения по законодательным нормам.

Зачем хранить чеки эквайринга

Эквайринг регулируется законом 290 ФЗ. По этому закону продавец обязан сохранить чек, если была оплата:

  • любых услуг и товаров;
  • вознаграждения участника лотереи;
  • платного контента, по типу книг, игр, софта, фильмов и так далее;
  • при онлайн-оплате (например, пополнение мобильного номера или оплата ЖКХ) с помощью приложения на смартфоне.

Чеки по эквайрингу важны для финансовой отчетности любой организации, поэтому хранить их обязательно. Закон устанавливает порядок хранения квитанций об оплате:

  • чтобы не попадать на штрафы от налоговой инспекции за утерю отчетности;
  • чтобы была возможность вернуть средства покупателю;
  • для регулировки спорных ситуаций с покупателем;
  • для подтверждения статуса платежа;
  • для ведения бухгалтерии (касса поделена на ячейки для наличной и безналичной оплаты, что исключает риск двойного налогообложения).

Любая компания, которая продает товары и предоставляет услуги по безналичному расчету, придерживается этих норм, чтобы не нарваться на штраф.

Сроки хранения чеков эквайринга

Так как данные документы называются первичными, длительность хранения составляет 5 лет. Это условие регулируется постановлением Правительства РФ №470. Но существует договор эквайринга с кредитной организацией, согласно ему срок хранения слип чеков — 3 года. Если банк запрашивает квитанции, организация обязана передать чеки в течение 72 часов с момента требования.

Где хранить чеки

В законодательстве не прописаны нормы и особые требования по хранению чеков эквайринга. Предприниматель выбирает, как и где хранить чеки для отчетности: в небольшой коробке, жестяной банке или пластиковом контейнере. Кассовая бумага, на которой печатаются слип чеки, чувствительна к свету. Поэтому хранить квитанции стоит под плотной крышкой.

Не следует хранить чеки в бумажных конвертах, папках и изделиях из текстиля: есть риск, что данные могут просто со временем стереться. Когда чеки понадобятся налоговой, инспектор может их не принять.

Это интересно:  Оформление опеки над недееспособным пожилым человеком

Лучшим вариантом будет сделать дополнительно ксерокопии. Это гарантирует, что информация останется на фискальном документе после длительного периода хранения. Копии следует сделать, когда данные на фискальных документах отчетливо видны. Если срок хранения слипов давно истек, квитанции следует перенести в архив или уничтожить.

Пять «золотых» правил хранения кассовых чеков

Статьи по теме

Намокший или смятый чек некоторые работники пытаются прогладить утюгом, чтобы он стал как новенький. Одним чекам повышенный градус не мешает, но другие от нагрева чернеют. Всему виной — свойства термобумаги. К примеру, автоперевозчики специально предупреждают в чеке — «Не нагревать». Так что подотчетников надо проинструктировать, чтобы приносили даже потрепанные чеки.

Кассовые чеки надо приложить к авансовому отчету. Но лучше без степлера. Бумага чека, как правило, тонкая, и он может оторваться. Поэтому надежнее приклеить его за краешек (чтобы из-за клея не потемнел цвет текста) на отдельный альбомный лист. Если же чеков много, их можно приклеить на один лист, но не накладывая друг на друга, а то потом невозможно будет прочитать суммы и даты.

Хранить кассовые чеки надо четыре года, пока инспекция вправе провести проверку (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Если же в периоде списания расходов компания получила убытки, то надо добавить к первоначальному сроку еще 10 лет. Сумма затрат по чекам обычно небольшая, но они тоже повлияли на результат деятельности. Поэтому в течение срока переноса убытков «первичку» безопаснее сохранить.

Открыть счет в банке

Как открыть счет в банке для ООО и ИП

Нужно ли хранить чеки по эквайрингу?

При осуществлении платежа за товары или услуги все чаще используется оплата при помощи банковской карты. Почти все магазины и торговые точки используют эквайринг – банковскую услугу, обеспечивающую возможность оплачивать покупки безналичным методом при помощи карты, которую прикладывают к специальному терминалу. Так отпадает необходимость снимать наличные в банкомате. При покупке банк производит списание денежных средств со счета покупателя. Продавец распечатывает два чека: для покупателя и продавца. Нужно ли хранить чеки по эквайрингу? Что должен знать продавец? Для каких целей используют слип-чеки, нужно ли их оставлять в соответствии с правилами? Какие правовые нормы определяют порядок таких расчетов?

Нужен ли чек при эквайринге?

Необходимость хранить чеки при осуществлении онлайн-платежей постоянно обсуждается. В 2003 году был принят закон (No54-ФЗ), определявший использование ККМ (кассовых аппаратов) во время платежей с помощью карты или наличными деньгами. Этот закон не учитывал возможность оплачивать услуги онлайн.

Чек был нужен при расчетах наличными или через платежный терминал.

Федеральный закон No 290, вышедший 3 июля 2016 года, со всей ясностью утверждает, что чек необходимо сохранять, когда была произведена оплата:

  • любых товаров и услуг;
  • награждения при участии в лотерее;
  • при осуществлении электронных платежей через приложение мобильного телефона;
  • платного контента в виде игр, книг и так далее.
Это интересно:  Правовое регулирование профессиональной деятельности

Так надо ли хранить чеки при эквайринге? Ответ на этот вопрос положительный. Нужно учитывать, что их оставляют на определенный временной период. Рассмотрим, в течение какого времени нужно сохранять чеки в 2018 году.

Сколько хранить чеки по эквайрингу?

Постановление Правительства РФ No 470 от 23 июня 2007 года определяет срок хранения первичных кассовых документов в течение 5 лет. Сколько хранить чеки по эквайрингу? Как правило, срок хранения чеков, подтверждающих то, что оплата была совершена, составляет три года. Слипы-чеки должны быть переданы в банк не позднее трех дней с момента поступления из него запроса.

Для чего нужно сохранять чеки?

Хранение чеков необходимо для самой производственной компании:

  • так можно избежать возможных штрафов со стороны налоговой службы при утере Z-отчета;
  • для соблюдения требований бухучета;
  • для предотвращения возможных конфликтов с потребителем услуг и урегулирования споров;
  • для возможности возврата денег клиенту;
  • для подтверждения статуса платежа (осуществлена оплата или нет, были ли зачтены деньги).

Кроме того, банк, с которым организация заключила договор на услуги эквайринга, имеет право запросить слип-чеки на требуемую дату или определенный срок. При этом документы должны быть предоставлены в течение 3 дней, что при правильном их хранении не доставит труда.

Как хранить чеки по эквайрингу?

Чеки печатаются на специальной термоленте, которая устроена так, что имеющиеся на ней данные выцветают через некоторое время. Так как хранить чеки по эквайрингу, если нанесенная на них информация исчезает?

После того как чек будет получен, необходимо сделать его ксерокопию.

Важно! К копии чека обязательно прикладывается его оригинал, даже в том случае, когда данные с него совершенно исчезли. На копию документа ставится подпись ответственного лица компании, которую закрепляют печатью организации. При составлении Z-отчета к нему в обязательном порядке прикрепляют справку, составленную по форме КМ-6.

Чеки помещают в папку, разделяющуюся закладками с указанием даты создания. Прикреплять их к расчетно-кассовым документам не требуется.

Если слипы не были востребованы, или срок их хранения давно истек, они передаются в архив или уничтожаются.

Передача слип-чеков в банк

Сверка итоговых расчетов осуществляется каждый день без перерывов. Эквайрер получает полные сведения по всем осуществленным транзакциям. Закрывающий отчет по терминалу подтверждает действия.

Но эквайер может запросить чеки для изучения деталей расчетов. Часто это делается с целью предупреждения мошенничества.

В таблице представлена полная инструкция по предоставлению информации финансовой организации.

Статья написана по материалам сайтов: tvoedelo.online, www.gazeta-unp.ru, bankischet.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector