+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Переезд в другой офис

Дата размещения статьи: 21.04.2015

Практически каждая компания рано или поздно меняет место своего нахождения. Причины переезда у всех разные: одни компании расширяются, ищут более комфортные условия для работы, другие — подыскивают более экономный вариант, порой переезжая даже на окраины городов. А сотрудникам остается только либо согласиться работать на новом месте, либо распрощаться с компанией. Какие действия должен предпринять работодатель, чтобы грамотно оформить кадровые документы при переезде? Следует ли для переезда получать согласие сотрудника?
Чтобы грамотно ответить на данные вопросы, следует заглянуть в трудовой договор и посмотреть, как именно в нем указано одно из обязательных условий договора — место работы сотрудника. В зависимости от практики, принятой у каждого работодателя, условие о месте работы может быть сформулировано по-разному. В действующем законодательстве нет разъяснения, что следует понимать под местом работы и нужно ли при закреплении в трудовом договоре этого условия указывать конкретный адрес, по которому будет работать сотрудник. Поэтому на практике кто-то указывает только город, кто-то указывает полностью конкретный адрес офиса, где трудится сотрудник.
Однако что касается работников, принимаемых на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, то в трудовом договоре обязательно обозначается место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
То, как именно указано место работы в договоре, является принципиальным моментом. Так, если в договоре указан только населенный пункт без уточнения улицы, номера дома и офиса, то согласия на перевод сотрудников на новое место в пределах этого населенного пункта не требуется.
Иная ситуация складывается, если место работы конкретизировано с точностью до адреса либо указано структурное подразделение. В этом случае перевести работника на новое место работы в соответствии со ст. 72.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) можно только с его письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2, ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ, а именно: в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, голода, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, а также в случаях простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера), необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника, если простой или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника.
Срок перевода в вышеуказанных случаях — до одного месяца.
И конечно же, письменное согласие работника на его перевод необходимо, если компания переезжает в другую местность. Под другой местностью в соответствии с п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта.
Фактически при переезде организации по адресу иному, чем указано в трудовом договоре, либо в другой населенный пункт изменяется одно из существенных условий трудового договора — место работы. Для многих сотрудников, особенно в крупных городах, место нахождения офиса является важным аспектом, т.к. мало кто захочет каждый будний день тратить на дорогу до работы и обратно много времени. Поэтому перед переездом нужно получить от работников письменное согласие на их перевод либо письменный отказ.
С теми работниками, которые согласятся на такие изменения, необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовому договору, в которых указать новое место нахождения организации. С остальными сотрудниками трудовой договор прекращается по основанию, предусмотренному п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Оформить согласившихся

Итак, сотрудник согласился на переезд, о чем письменно уведомил работодателя. После этого стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору. Важно не забыть про тех сотрудников, которые находятся в декрете, на больничном или в отпуске. С ними также нужно заключить дополнительное соглашение, если они согласны на переезд.
Что касается указанных категорий работников, то дополнительное соглашение с ними подписывается после выхода на работу. Хотя ст. 125 ТК РФ позволяет при соблюдении некоторых условий отозвать работника из отпуска, а именно:
— при согласии работника;
— неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
В соглашении нужно указать дату внесения изменений в трудовой договор, новое место работы сотрудника и дату, с которой сотрудник должен будет приступить к работе на новом месте. Соглашение подписывается до переезда компании.
Дополнительное соглашение составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. В экземпляре работодателя делается отметка о факте и дате получения работником своего экземпляра соглашения.
Затем работодатель оформляет приказ о переводе работника на другую работу по унифицированной форме N Т-5 либо N Т-5а, если согласившихся на переезд работников несколько (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
В той части приказа, где указано: «Перевести на другую работу», в графе «Дата» в поле «с» указывается дата, с которой сотрудник должен приступить к работе на новом месте. В графе «по» проставляется прочерк, поскольку перевод постоянный, а не временный. Поэтому и в графу «Вид перевода» вносится запись «постоянно». Наименование структурного подразделения по прежнему и по новому месту работы нужно указать в приказе о переводе, только если оно изначально было указано в трудовом договоре. В противном случае ставится прочерк. В графу «Основание» вносятся реквизиты дополнительного соглашения к трудовому договору. На этом оформление приказа закончено, и после подписания его руководителем или иным уполномоченным на это лицом с приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.
После этого в трудовую книжку работника вносится запись о переводе с указанием нового места работы (в графе 3 трудовой книжки). В качестве даты (в графе 2) указывается дата начала работы на новом месте — она зафиксирована в дополнительном соглашении и в приказе. Реквизиты приказа заносятся в графу 4 трудовой книжки. Аналогичные сведения вносятся и в личную карточку сотрудника, запись в которой нужно заверить подписью самого сотрудника.

Это интересно:  Порядок ведения реестра контрактов

Без документов

Структурные подразделения

В соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ указание местонахождения обособленного структурного подразделения является обязательным условием трудового договора, заключаемого с работником, принимаемым для работы в филиале, представительстве или ином структурном подразделении организации, и, следовательно, его изменение в силу ст. 72 ТК РФ возможно только по соглашению сторон.
Следовательно, при изменении одного или нескольких условий трудового договора и отказе работника от продолжения работы по изменившимся условиям речь может идти лишь о прекращении трудовых отношений. Оформление всех необходимых документов и при согласии работника на перевод между структурными подразделениями, и при его отказе аналогично, как и при переезде основного офиса компании.
Некоторые работодатели пытаются за переезд выдать фактическую ликвидацию структурного подразделения, пытаясь избежать выполнения всех предусмотренных трудовым законодательством гарантий и компенсаций уволенным сотрудникам. В подобных случаях работникам, уволенным по не соответствующим действительности основаниям, остается только обратиться в суд за защитой своих прав и интересов (см. решение Кумторкалинского районного суда Республики Дагестан от 26.04.2010).
Следует помнить, что когда работодатель переезжает в другую местность (местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта), то он обязан возместить работнику ряд расходов, к которым относятся:
— расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
— расходы по обустройству на новом месте жительства.
Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

Оформить несогласных

После того как работник письменно заявил о своем несогласии с переездом, работодатель оформляет приказ по унифицированной форме N Т-8 или N Т-8а (если работников несколько).
В качестве основания в приказе указываются дата и номер документа — решения о переезде компании и дата отказа работника. С приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.
В трудовой книжке также делается запись об увольнении на основании п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, под которой ставится подпись ознакомленного сотрудника. Кроме того, вносится аналогичная запись в личную карточку работника по форме N Т-2, в которой также ставится подпись работника.
В день увольнения работнику выдается его трудовая книжка, а также выплачиваются причитающаяся ему заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск (при наличии) и выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка согласно ч. 3 ст. 178 ТК РФ.

Укрощение строптивых

Советы при переезде из одного офиса в другой

Иногда в жизни компании возникает необходимость переехать с одного места на другое. Перевозка офиса – достаточно непростая процедура, поэтому к ней следует хорошо подготовиться заранее. Следует понимать, что всё время перевозки работа офиса оказывается парализованной, что неблагоприятно сказывается на его доходах. Поэтому крайне важно спланировать все этапы перевозки, чтобы они занимали как можно меньше времени. Перевозочную компанию следует выбирать качественную, у которой не будет проблем с машинами или людьми.

Перевозка офиса сложная ещё и тем, что перевозить там придётся не только мебель, но и тяжелые сейфы или несгораемые шкафы, а также сложную технику (наверняка содержащую ценную информацию) и документацию, которая может представлять коммерческую тайну.

Что делать, если действительно потребуется перевезти тяжёлый сейф или станочное оборудование? Бригадой грузчиков здесь не обойтись, потому что даже однотонный станок поднять людям нереально. Приходится применять специальную такелажную технику и хитроумные приспособления, которые есть не у каждой грузоперевозочной компании. При этом рабочие такой компании должны быть соответствующим образом подготовлены и знать все тонкости обращения как с техникой, так и с предметами перевозки.

Без перевозки бумажной документации не обходится ни одна перевозка офиса. Бумаги важно не повредить. Те, что составляют коммерческую тайну, лучше перевозить доверенному лицу самостоятельно, а прочие надо уложить в ящики. Чем плотнее ящик тем лучше, ведь тяжёлые бумаги могут и прорвать его дно. Если перед самой перевозкой выясняется, что ящиков не хватает, то можно взять фанеру или несколько слоёв картона, уложить на них бумаги одинакового размера и перевязать верёвкой, но сильно не затягивать, чтобы опять же не повредить бумаги.

Это интересно:  Положение по стимулирующим выплатам в образовательном учреждении

Перевозка офиса также предполагает перевозку компьютерной техники. Это особенно тонкое дело, ведь информацию важно доставить в целости и сохранности. Рекомендуется перед перевозкой скопировать все данные с дисков компьютеров на отдельный носитель, который можно перевезти отдельно, например, доверенному лицу компании. Мониторы компьютеров следует обернуть, чтобы не повредить. Особенно защищены должны быть углы и экран. На экран лучше всего положить лист картона, а сверху ещё накрыть пузырчатой плёнкой.

Бывает и так, что в офисе есть красивый аквариум с рыбками, и ведь его тоже придётся перевозить! Это тоже ответственное дело. Прежде всего надо перелить часть воды в ёмкость, где будут находиться рыбки во время перевозки (рыбок нельзя помещать в другую воду, иначе они могут погибнуть). Эта ёмкость должна быть прочной и небьющейся. Оставшуюся часть воды следует сохранить, на новом месте её вновь выливают в аквариум. Рыбок надо перевозить только в тёплом салоне (та же температура, что и в офисе). Рекомендуется использовать для этого легковую машину. А вот сам аквариум следует завернуть с листы картона, которые перекрелить малярным скотчем, а затем поставить его в пузырчатую плёнку, которую можно закрепить скотчем обычным.

Наконец, при перевозке офиса вы можете столкнуться с ещё одной проблемой. если вам не хочется перевозить старую мебель, а владелец старого помещения требует его полностью освободить, то придётся как-то выносить всю мебель. Чтобы это не сказалось на быстроте переезда, рекомендуется обратиться в специальные компании, которые специализируются на выносе подобного мусора. Они самостоятельно выносят его прямо из офиса и самостоятельно же утилизируют.

Посмотрите как мы осуществляем квартирный переезд.

Приказ о переезде офиса

Статьи по теме

Необходимость смены места расположения офиса или компании может быть вызван различными причинами – окончание срока аренды, приобретение или постройка собственного здания. Решение о переезде офиса принимается уполномоченным органом или собранием учредителей. Документальное оформление переезда связано с определенными факторами, в зависимости от которых может возникнуть необходимость о внесении изменений в учредительные документы, уведомление государственных органов и работников организации.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как отличить переезд от перевода в другую местность;
  • что делать при переезде офиса;
  • как составить приказ о переезде офиса.

Переезд офиса очень часто обусловлен дорогостоящей арендной платой за помещение в зданиях, расположенных в черте города. Преимущества аренды офисных помещений в загородной зоне помимо более дешевой оплаты за аренду нередко обусловлены и тем, что многим сотрудникам быстрее и проще добираться до места работы. Однако переезд офиса связан не только со сложностями организации вывоза оборудования, но и с оформлением кадровых документов.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Переезд или перевод в другую местность?

Изменение расположения организации не может не отразиться на работниках. Для кадрового отдела в данном случае важное значение имеет такой фактор, как переезд в пределах одного населенного пункта или перемещение в другую территориальную единицу. В кадровых документах и трудовых договорах с сотрудниками предприятия в большинстве случаев указывается город, где расположена организация без указания точного адреса.

При переезде офиса в другой населенный пункт речь идет о смене адреса юридического лица, при этом перевод сотрудников в другую местность возможно производить только при условии предварительного согласования и получения письменного согласия каждого работника (ст. 72.1 ТК РФ). При смене населенного пункта расстояние между прежним и будущим расположением организации значения не имеет, важен сам факт переезда в другой населенный пункт. В том случае, когда офис переезжает за пределы города и меняет адрес, изменяется один из важных аспектов трудового договора – место работы (ст. 58 ТК РФ).

Законодательно не установлено в какой срок необходимо уведомить работников о переезде компании, это объясняется тем, что подобные ситуации достаточно сложно спрогнозировать. Однако официальное уведомление работников – четко установленное требование трудового законодательства. Форма уведомления может быть разной:

  • личное уведомление каждому сотруднику под роспись;
  • общий приказ по офису с ознакомлением под расписку каждого работника.

В данном вопросе важна не форма, а донесение до всех сотрудников информации и получение от них личной подписи как подтверждения с фактом ознакомления о переезде компании.

Переезд офиса

Решение о смене места расположения офиса компании принимается собранием учредителей или органом управления, имеющего необходимые полномочия. В решении о смене адреса юридического лица указывается причина и место нового места прописки компании. Адрес организации отражен в учредительных документах и ЕГРЮЛ, поэтому при переезде офиса нужно будет вносить изменения и в документы компании и подавать новые данные в органы государственной регистрации.

Даже если переезд осуществляется в пределах одного населенного пункта, но в другую муниципальную единицу, данные о смене места расположения необходимо передать в территориальные органы ФНС РФ. Изменение адреса офиса/компании может привести к смене налогового органа. Это означает, что обязательно нужно снять организацию с учета в одном территориальном отделении налоговой службы и встать на учет в новом органе ФНС. Перечень документов, которые должны быть представлены в ФНС по новому месту прописки, указаны в п. 1 ст. 17 Федерального закона № 129-ФЗ от 8 августа 2001 года.

Это интересно:  Когда менять полис омс на нового образца

Каждого работника офиса необходимо уведомить о смене адреса компании и получить от него письменное согласие на продолжение работы по новому месту расположения. Если точный адрес офиса указан в трудовом договоре, то согласие сотрудника и изменения в трудовой договор необходимы. Если переезд производится в пределах одного населенного пункта и именно он указан в трудовом договоре (без точного адреса), то это не является обязательным требованием.

В трудовой договор с работниками, согласившимися на переезд вносятся изменения в виде дополнительного соглашения к договору о смене реквизитов (адреса) организации. С сотрудниками, оформившими письменный отказ о работе на новом месте расположения компании, трудовой договор расторгается на основании п. 9 ст. 77 ТК РФ.

Приказ о переезде офиса

К кадровым документам, которые необходимо оформить при перемене места расположения офиса, относятся:

  1. Приказ о переезде офиса;
  2. Отказ или согласие работников о работе в другой местности;
  3. Приказы об увольнении работников, несогласных на переезд в соответствии с п. 9 ст. 77 ТК РФ;
  4. Дополнительные соглашения с внесением новых реквизитов компании к трудовым договорам работников, выразивших согласие на перемещении работодателя.

Приказ о переезде офиса создается в свободной форме. В нем необходимо указать такие данные:

  • Шапка – название компании/офиса, тип документа Приказ, дата и регистрационный номер
  • Название – «Об изменении места нахождения … (полное название организации)»;
  • Основная часть – «В связи с изменением места нахождения с … дата (свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ об изменении адреса от …) приказываю:
  • 1) Заведующей канцелярией … (ФИО) организовать работу по внесению изменений в штамп печати и бланки писем организации;
  • 2) Начальнику отдела кадров … (ФИО) внести изменения о месте расположения организации в трудовые договора сотрудников».
  • Срок выполнения до … (дата);
  • Подпись – руководитель организации;
  • Ознакомить с приказом – заведующего канцелярией … (ФИО), начальника отдела кадров … (ФИО).

Рекомендуем материалы по теме:

Переезд в новый офис – приметы

Как перевезти офис по правилам фен-шуй и сохранить здравый смысл? Можно ли использовать старые приметы на современный лад? Обязательно ли вешать подковы и расставлять денежных жаб?

Отвечаем на самые частые вопросы о приметах при офисном переезде и делимся подборкой интересных несложных ритуалов.

Печь пирог или торт в форме дома с покатой крышей – популярный ритуал фэн-шуй. Угощение нужно принести в старый офис и съесть в день переезда. Так вы «возьмете с собой» энергетику прежнего места работы. Если не хочется готовить – можно купить всем по пряничному домику.

2. Празднуем новоселье

Вам сказали, что новоселье празднуют только дома? Не верьте. Переезд в новый офис – убедительный повод для праздника. До этого вам, конечно, придется собрать мебель, расставить вещи и подключить технику. Но все это можно доверить транспортной компании. А самим сесть за телефон и заняться заказом шампанского и десертов.

3. Распахиваем окна

Не заметить, как кто-то въезжает в соседний офис, невозможно. Но чтобы приманить удачу, придется «объявить» о переезде дополнительно – распахнуть окна, включить проточную воду и зажечь свет. Ритуал успокаивает и приносит практическую пользу: вы сразу видите, что работает исправно, а что придется чинить.

4. Делаем уборку

Негативной энергетикой пугают всех, кто вселяется в офис после отъезда прежних арендаторов. Бороться с ней можно разными способами. Проще всего провести генеральную уборку – отмыть полы и окна, вымести сор из углов, протереть пыль за батареями и раковинами. Существуют специальные услуги по уборке офисов после переезда. Их тоже можно заказать у транспортников.

5. Расставляем гербарии

Не станем отрицать: многие «домашние» ритуалы окажутся нелепыми в офисе. Но их можно менять так, что они станут уместны. Новоселы развешивают по кухне пучки зверобоя – от злых сил. На рабочем месте роль оберега сыграют гербарии в желтых тонах.

6. Вносим фигурку кошки

Кошка, зашедшая в дом первой, сделает его уютнее. Но это не значит, что надо нести из дома в офис из дома настоящее животное. Вполне сгодится керамическая фигурка, фотография или постер. А кто-то поступает интереснее. Сотрудники ивент-агентства, наши клиенты, вошли в новый офис, надев ободки-ушки.

7. Покупаем фонтан

Если верить фен-шуй, даже недорогой декоративный фонтанчик станет источником денег и энергии. Для этого придется найти в офисе юго-восточную сторону и поставить сувенир там. Впрочем, ходить с компасом необязательно. Красивый фонтан придется к месту на любой стороне света.

Статья написана по материалам сайтов: www.pereezd-rostovnadonu.ru, www.kdelo.ru, www.vash-pereezd.com.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector