+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Учет гсм на предприятии

Транспортные услуги: бухгалтерский учет и налогообложение», 2006, N 4

Расходы на приобретение ГСМ на автотранспортных предприятиях по праву можно отнести к числу наиболее значимых затрат, формирующих себестоимость транспортных услуг. Именно ГСМ являются основными запасами, используемыми для осуществления основного вида деятельности. Их учет и списание традиционно относится к числу не простых для бухгалтера вопросов. От того, насколько грамотно поставлены учет и контроль за движением топлива, зависит не только эффективность его использования, но и в конечном итоге прибыль компании.

Интересуются ГСМ и налоговые инспекторы, которые в ходе выездной проверки, не найдя серьезных нарушений, с особой тщательностью принимаются за изучение авансовых отчетов водителей и их путевых листов. Добавляет «азарта» налоговикам и то обстоятельство, что с этого года штраф в размере до 50 тыс. руб. они могут взыскать с организации во внесудебном порядке. Во избежание таких возможных неприятностей бухгалтеру следует уделить внимание порядку учета и оформления ГСМ, начиная с момента их приобретения и заканчивая списанием в эксплуатацию.

В предлагаемой статье рассмотрены эти и другие актуальные вопросы учета ГСМ с позиций бухгалтерского и налогового законодательства.

Приобретение и оценка ГСМ

Все приобретаемые организацией горюче-смазочные материалы оцениваются в бухгалтерском учете по фактической себестоимости, которая зависит от способа их приобретения. У большинства транспортных и иных предприятий таким способом является приобретение ГСМ за плату. В этом случае их фактической стоимостью признается сумма расходов организации на приобретение, за исключением возмещаемых налогов (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01 ). К числу таких затрат в первую очередь относятся суммы, уплачиваемые продавцу (поставщику).

Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 6/01, утв. Приказом Минфина России 09.06.2001 N 44н.

К иным затратам можно отнести невозмещаемые налоги. В их числе — акцизы и НДС, который включается в стоимость ГСМ у тех организаций, которые не могут возместить его из бюджета (например, «упрощенцы» или «вмененщики»). О других расходах при приобретении ГСМ за плату говорить не приходится, так как топливо можно купить на любой АЗС, залив его в бак автомобиля.

Информацию о стоимости топлива в случае его приобретения за наличный расчет можно взять из чеков АЗС, которые прикладываются водителями к авансовому отчету. При оплате топлива в безналичном порядке все необходимые данные о марке топлива, его стоимости и количестве содержатся в отчете держателя топливной карты и акте поставщика об отпущенном количестве ГСМ.

Как показывает практика, особых проблем с определением стоимости ГСМ у бухгалтеров не возникает. Однако следует обратить внимание, так это на оценку топлива, стоимость которого выражена в иностранной валюте. Эта ситуация наиболее близка транспортным компаниям, осуществляющим международные перевозки. Они, следуя п. 15 ПБУ 5/01, обязаны перевести стоимость ГСМ в рубли по курсу ЦБ РФ на дату принятия МПЗ к учету. Возникает вопрос: в какой момент может быть принято к бухгалтерскому учету топливо, приобретенное в период перевозки?

К сожалению, ни ПБУ 5/01, ни Методические указания по учету МПЗ не дают ответа на этот вопрос. Исходя из общего требования об обязательном документальном оформлении всех хозяйственных операций, установленных п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ , можно заключить, что основанием для записей по счету учетов МПЗ являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ. К числу таких первичных документов для водителей, заправляющихся на АЗС, можно отнести авансовый отчет об израсходованных денежных средствах.

Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

При этом первичный документ, должен составляется в момент совершения операции, но в случае если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Авансовый отчет составляется, как правило, после рейса и все расходы водителя или иного подотчетного лица, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли на дату его утверждения как в бухгалтерском учете (ПБУ 3/2000 ), так и для целей налогообложения прибыли (пп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ).

Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000, утв. Приказом Минфина России от 10.01.2000 N 2н.

Таким образом, приобретенные за валюту на международных перевозках ГСМ пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета водителя. В случае если водителю для оплаты расходов на приобретение топлива выдана кредитная карта, в бухгалтерском учете записи производятся на основании банковских выписок. При этом следует учесть, что приобретение топлива на АЗС и заправка им автомобиля еще не свидетельствуют о фактическом расходе бензина.

Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкции по его применению».

На указанных субсчетах бухгалтерского учета ГСМ могут учитываться не только по фактической себестоимости, но и по учетным ценам. Последний из возможных вариантов разрешается п. 80 Методических указаний по учету МПЗ. Однако в отношении ГСМ это вряд ли целесообразно, так как стоимость топлива включает только его покупную цену, колебания которой не настолько значительны, чтобы вести для их учета отдельные счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей». К тому же, по мнению автора, это противоречит требованию рациональности ведения учета, установленному п. 7 ПБУ 1/98 .

Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утв. Приказом Минфина России 09.12.1998 N 60н.

Возмещение «входного» НДС

С претензиями инспекторов к вычету предъявленного поставщиками НДС могут столкнуться организации, приобретающие ГСМ за наличный расчет. Налоговики считают, что для возмещения НДС обязателен счет-фактура. Однако АЗС при реализации топлива такой документ не выдают на вполне законных основаниях, так как требования по оформлению расчетных документов и счетов-фактур продавцом ГСМ считаются выполненными выдачей покупателю кассового чека (п. 7 ст. 168 НК РФ). При этом сумму налога п. 6 ст. 168 НК РФ предписывает не выделять в кассовом чеке.

КС РФ в Определении от 02.10.2003 N 384-О также не считает счет-фактуру единственным документом, подтверждающим право налогоплательщика на вычет НДС.

В итоге в бухгалтерском учете организация, по мнению Минфина, имеет право учесть в стоимости ГСМ сумму предъявленного НДС (при отсутствии счета-фактуры), а в налоговом — нет, исходя из требований НК РФ. Чем это грозит для бухгалтера нетрудно догадаться — применением ПБУ 18/02 , целью которого является учет всех возникающих расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом. Какое же решение принять организации, приобретая ГСМ за наличный расчет без счета-фактуры? Автору более близка позиция судебных инстанций, которые считают правомерным поставить НДС к вычету на основании кассового чека, подтверждающего уплату налога.

Положение по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н.

Нормы расхода на ГСМ

Все организации, руководствуясь Методическими указаниями по учету МПЗ, обязаны вести учет топлива не только в денежном, но и в количественном выражении. Это нужно для того, чтобы обеспечить контроль за его сохранностью, а также списать ГСМ по установленным нормам, которые зависят от фактического пробега автомобиля, марки топлива, погодных условий и режима работы ТС.

Требование о нормировании расходов на топливо установлено отраслевой Инструкцией по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте (далее — Инструкция), согласно которой данные затраты включаются в состав материальных расходов по обычным видам деятельности только в пределах утвержденных Минтрансом норм. Израсходованное сверх норм топливо, согласно п. 97 Инструкции, должно включаться во внереализационные расходы.

Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утв. Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153.

Возможно, такой порядок учета затрат удобен с точки зрения налогообложения прибыли, так как позволяет отделить учитываемые при налогообложении прибыли расходы от неучитываемых. Причем бухгалтер сможет не только использовать регистры бухгалтерского учета при исчислении налогооблагаемой прибыли, но и без труда выполнит требования ПБУ 18/02 при исчислении постоянных налоговых разниц.

В то же время согласно ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете расходы по обычным видам деятельности принимаются в сумме фактических затрат (независимо от каких-либо установленных лимитов). Как разрешить бухгалтеру противоречие положений нормативных документов?

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

По мнению автора, можно воспользоваться порядком учета расходов на ГСМ, рекомендованным Минтрансом, так как в конечном итоге (если по оказываемым услугам нет «незавершенки») все затраты формируют финансовый результат деятельности организации отчетного периода. Конечно, может насторожить тот факт, что сверхнормативные расходы в этом случае не участвуют в формировании себестоимости оказанных услуг. Однако правила ее исчисления устанавливаются не ПБУ 10/99, а отдельными нормативными актами, к числу которых относится Инструкция Минтранса, нормирующая материальные расходы.

Это интересно:  Подсудность трудовых споров о взыскании заработной платы

В настоящий момент при списании топлива предприятию следует руководствоваться утвержденными Минтрансом России и действующими до 2008 г. Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (далее — Нормы) . В документе приведена не только информация по расходу топлива для автомобилей общего и специального назначения, но и нормативы по расходу смазочных материалов.

При расчете норм используются базовое и расчетное значения расхода топлива. Первый из данных показателей определяется для каждой модели и марки автомобиля как общепринятая норма, второй — учитывает выполняемую работу и условия эксплуатации ТС. При этом в зависимости от категории ТС расчетное значение расхода топлива учитывает базовую (например, в отношении легковых автомобилей) и транспортную нормы (для автобусов, грузовых автомобилей, фургонов). Последняя определяется на основе базовой нормы и зависит от грузоподъемности ТС или массы перевозимого груза.

Что касается дорожно-транспортных, климатических и других факторов, то они учитываются при нормировании расхода топлива с помощью поправочных коэффициентов, которые повышают исходное значения нормы в процентном отношении. Право на повышение норм расхода предоставляется организациям в случаях:

  • работы ТС в зимнее время года в зависимости от климатических районов;
  • движения ТС по дорогам общего пользования в горных местностях;
  • работы в городах в зависимости от населения;
  • движения с пониженными скоростями при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов;
  • если срок эксплуатации ТС более 5 лет;
  • работы в сложных климатических и тяжелых условиях;
  • использования кондиционера, учебной езды и др.

При применении нескольких поправочных коэффициентов норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы таких надбавок.

В зависимости от категории ТС, порядок расчета нормируемого количества топлива различен. Рассмотрим этот порядок на самых распространенных для транспортных организаций ТС: автобусах, грузовых и специальных автомобилях.

Расчет норм расхода топлива для автобусов

Для автобусов нормируемое значение расхода ГСМ рассчитывается по формуле:

Q = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D) + Но x Т, где:

Нs — транспортная норма расхода топлива на пробег автобуса;

S — фактический пробег автобуса, который определяется по данным путевых листов;

Но — норма расхода топлива с учетом использования отопителей;

Т — время работы автобуса с включенным отопителем (в часах);

D — поправочный коэффициент к норме (в процентах), учитывающий климатические и иные влияющие на расход топлива условия.

Пример 1. По данным путевого листа пробег автобуса ПАЗ-3206 за смену (8 часов) составил 400 км. При расчете расхода топлива используются следующие данные:

  • базовая (транспортная) норма расхода топлива на пробег автобуса — 33 л / 100 км;
  • расход топлива на работу отопителя — 1,5 л/ч;
  • за работу в зимнее время надбавка — 10%, за срок эксплуатации — 5%;

Рассчитаем расход топлива за смену по норме:

Q = 0,01 x 33 л x 400 км x (1 + 0,01 x (10+5)%) + 1,5 л x 8 ч. = 163,8 л.

Расчет норм расхода топлива для грузовых автомобилей

Для грузовых бортовых автомобилей и автопоездов нормируемый расход топлива рассчитывается по формуле:

Q = (0,01 x Hs x S + Нw x W) x (1+ 0,01 x D), где:

Нs — транспортная норма расхода топлива на пробег грузового автомобиля или автопоезда в снаряженном состоянии. Она включает базовую норму и норму расхода топлива на дополнительную массу прицепа:

Нs = Нb + Нg x G, где:

Hb — базовая норма на пробег грузового автомобиля в снаряженном состоянии (без прицепа);

Нg — норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа или полуприцепа;

G — собственная масса прицепа или полуприцепа;

Нw — норма расхода топлива на транспортную работу;

W — объем транспортной работы, который определяется как произведение массы груза на пробег автомобиля с грузом;

D — поправочный коэффициент (суммарная надбавка) к норме в процентах, учитывающий климатические и иные влияющие на расход топлива условия.

Пример 2. Грузовой автомобиль КамАЗ-4310 с прицепом перевез груз массой 7,5 т, при этом общий пробег автомобиля составил 700 км. При расчете расхода топлива используются следующие данные:

  • базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля (без прицепа) — 31 л / 100 км;
  • норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа и перевозку груза — 1,3 л / 100 т.км;
  • масса снаряженного прицепа — 3 т;
  • за движение с пониженными скоростями при перевозке крупногабаритного груза установлена надбавка — 15%;

Произведем расчет транспортной нормы расхода топлива на пробег автомобиля с прицепом:

Нs = 31 л + 1,3 л x 3 т = 34,9 л / 100 км.

Объем выполненной водителем транспортной работы:

Далее рассчитаем итоговую норму расхода топлива:

Q = 0,01 x (34,9 л x 700 км + 1,3 л x 5250 т.км) x (1 + 0,01 x 15%) = 360 л.

Расчет норм расхода топлива для специальных автомобилей

В отличие от транспортных средств общего назначения спецавтомобили не столько перевозят грузы, сколько выполняют отдельные виды спецработ с использованием установленного на них оборудования. Поэтому при расчете норм списания топлива учитывается его расходование не только на передвижение автомобиля, но и на работу спецоборудования.

В случае если спецработа выполняется во время передвижения ТС (например, кабелеукладчиков, смесителей) то норма расходования топлива на работу спецоборудования зависит от пробега автомобиля. Для спецавтомобилей, выполняющих работу в период остановки, норма расхода топлива определяется временем работы оборудования. К таким спецавтомобилям можно отнести автокраны, ТС с компрессорными и бурильными установками.

По ним нормируемый расход топлива рассчитывается по формуле:

Q = (0,01 x Hs x S + Нт x T) x (1+ 0,01 x D), где:

Нs — индивидуальная норма расхода топлива на пробег спецавтомобиля;

S — пробег автомобиля к месту выполняемой работы и обратно;

Нт — норма расхода топлива на работу специального оборудования;

T — время работы оборудования;

D — поправочный коэффициент (суммарная надбавка) к норме в процентах.

Пример 3. Автомобильный кран АК-5 на базе автомобиля ЗИЛ-130 выполнил задание по перегрузке строительных материалов за 5 часов. Пробег автомобиля к месту назначения и обратно составил 150 км. При расчете расхода топлива воспользуемся следующими данными:

  • индивидуальная норма расхода топлива на пробег автокрана — 38 л / 100 км;
  • норма расхода топлива на работу специального оборудования — 5 л/ч;
  • за работу на участке дорог низкой категории вне основной дороги общего пользования установлена надбавка — 10%;
  • надбавка за срок эксплуатации ТС составляет 5%.

Нормируемый расход топлива по выполненному заданию:

Q = (0,01 x 38 л x 150 км + 5 л x 5 ч) x (1 + 0,01 x (10+5)%) = 94,3 л.

Предприятия, которые эксплуатируют импортные легковые автомобили, заинтересует Письмо ФНС России от 29.03.2006 N ГИ-6-17/337@. В нем налоговики доводят до сведения организаций базовые нормы расходования топлива по ряду новых зарубежных автомобилей, разработанные Государственным институтом автомобильного транспорта. Компании, имеющие на балансе такие автомобили, могут руководствоваться приведенными в разъяснениях нормами. При этом производить списание ГСМ, как считают налоговики, следует по «формулам» Минтранса с учетом поправочных коэффициентов.

В отношении иных транспортных средств, по мнению автора, разрабатывать собственные нормы при наличии разработанных отраслевых вряд ли целесообразно. Во-первых, как указано выше, применять «минтрансовские» нормы при списании ГСМ в бухгалтерском учете организацию обязывает Инструкция по учету доходов и расходов на автомобильном транспорте. Во-вторых, утвержденные Нормы согласованы с МНС России и применяются для осуществления расчетов по налогообложению предприятий. Несмотря на нечеткость формулировки чиновников Минтранса, цель согласования документа с налоговиками ясна — применение Норм для расчета материальных расходов на ГСМ при налогообложении прибыли. Но в НК РФ затраты на приобретение топлива поименованы в пп. 5 п. 1 ст. 254, пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ и не относятся к нормируемым расходам. Тем не менее не следует забывать о п. 1 ст. 252 НК РФ, который обязывает организацию не только документально подтверждать осуществленные расходы, но и их экономически обосновать. При этом нужно обосновать не только цель приобретения топлива, но и размеры его расходования и списания. Утвержденные Минтрансом Нормы как нельзя лучше подходят для этих целей: обоснованность их применения, думаем, не вызовет у контролеров сомнений.

Итак, после того как рассчитана норма расходования топлива в количественном выражении, его следует списать с бухгалтерского учета в денежной оценке.

Списание ГСМ

Предприятие, эксплуатирующие ТС, в общем случае имеет право выбрать один из четырех способов списания МПЗ, установленный ПБУ 5/01: по себестоимости единицы запасов, средней стоимости, ЛИФО и ФИФО. Один из перечисленных способов по определенной группе материалов организация применяет в течение всего отчетного года, что должно быть закреплено в учетной политике (п. 73 Методических указаний по учету МПЗ).

При списании ГСМ первый из указанных способов не применим, так как топливо может приобретаться у разных поставщиков и по разным ценам, при этом «отследить» фактическую себестоимость каждого израсходованного литра невозможно. Метод списания по себестоимости каждой единицы удобен при использовании небольшой номенклатуры материалов при условии, если цены на них остаются стабильными в течение длительного периода.

Из оставшихся, как показывает практика, наиболее часто используется способ списания ГСМ по средней себестоимости. Он отличается простотой расчета и относительно небольшими колебаниями себестоимости списываемых МПЗ при изменении их цен. Согласно данному способу по каждой марке топлива (бензина или дизтоплива) определяется средняя себестоимость литра. Определить ее можно исходя из взвешенной или скользящей оценки. Первая определяется по среднемесячной фактической себестоимости, в расчет которой включаются количество и стоимость топлива на начало месяца и все поступления за месяц.

Это интересно:  Как сделать снилс ребенку через мфц

В этом случае формула расчета средней себестоимости следующая:

При определении средней себестоимости способом скользящей оценки в расчет включаются количество и стоимость топлива на начало месяца и все поступления до момента отпуска.

Для этого способа оценки формула расчета средней себестоимости топлива иная:

Преимущество способа взвешенной оценки перед скользящей оценкой состоит в том, что при его применении средняя стоимость топлива рассчитывается только один раз в месяц по его окончании. При способе скользящей оценки в течение месяца среднюю стоимость придется считать при каждом отпуске топлива в эксплуатацию. Вряд ли это покажется удобным, да и без вычислительной техники в данном случае не обойтись.

Поэтому на практике многие организации при расчете списания топлива, как правило, применяют взвешенную оценку (например, при отпуске ГСМ со склада). В то же время по топливу, которое находится в баках ТС, иногда используется и скользящая оценка. При этом в случае отсутствия топлива в баке на начало месяца расчет значительно упрощается: бухгалтер рассчитывает среднюю стоимость только исходя из цены и количества приобретенного топлива. В этой ситуации списать топливо по нормам можно по данным путевого листа и авансового отчета, не дожидаясь окончания месяца.

Но таким способом пользуются далеко не все, предпочитая определять среднюю стоимость по взвешенной оценке и списывать топливо одной операцией. При этом следует учесть, что для каждой марки топлива определяется своя средняя стоимость. После того как она определена, следует рассчитать стоимость отпущенного по нормам топлива, умножив его количество на полученную среднюю себестоимость.

Пример 4. На начало месяца в ООО «Транзит», находящемся на ЕНВД, остаток бензина марки Аи-80 составляет 450 л, а его средняя себестоимость по предыдущему месяцу — 15,50 руб/л В течение месяца согласно акту топливной компании по безналичному расчету было отпущено бензина:

  • 2500 л по цене 15,50 руб/л;
  • 1200 л по цене 15,70 руб/л.

Рассчитаем среднюю себестоимость Аи-80 в текущем месяце:

15,56 руб/л = (450 л x 15,50 руб/л + 2500 л x 15,50 руб/л + 1200 л x 15,70 руб/л + 600 л x 15,60 руб/л) / (450 + 2500 + 1200 + 600) л.

Стоимость бензина, списанного:

  • по нормам, составит 69 242 руб. (4450 л x 15,56 руб/л).
  • сверх норм — 778 руб. (50 л x 15,56 руб/л).

В бухгалтерском учете ООО «Транзит» будут сделаны следующие проводки.

Что касается остальных методов списания МПЗ, то следует отметить, что они не имеют широкого практического применения. Это объясняется сложностью расчета, а также тем, что метод ФИФО основан на допущении отпуска МПЗ в той последовательности, в которой они приобретены (у метода ЛИФО обратный порядок). Отследить же последовательность приобретения ГСМ по каждой марке топлива вряд ли на практике возможно. Поэтому для предприятий, эксплуатирующих ТС, единственно возможный вариант — списание ГСМ по средней себестоимости.

В заключение о «спецрежимщиках»

Нормирование расходов по приобретению ГСМ, как было указано выше, является одним из доказательств их экономической обоснованности. Выполнив это условие, а также оформив «первичку» по учету ГСМ, организация имеет все основания уменьшить налогооблагаемую базу на списанные по нормам ГСМ. Сделать это могут не только плательщики налога на прибыль, но и организации, уплачивающие единый налог при применении «упрощенки». Это право им предоставлено п. 2 ст. 341.16 НК РФ, согласно которому «упрощенец» может учесть материальные расходы в порядке, установленном ст. 254 НК РФ, для исчисления налога на прибыль. А это означает, что расходы на приобретение топлива у «упрощенца» должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Поэтому, несмотря на то что «упрощенцы» не ведут бухгалтерский учет (за исключением основных средств и нематериальных активов), им следует для расчета налога оформлять «первичку» и списывать топливо по нормам во избежание претензий со стороны налоговиков.

Для «вмененщиков», которые определяют налоговую базу на основе нормативной величины базовой доходности разных видов деятельности, для целей налогообложения нет необходимости нормировать материальные расходы. Однако они не освобождены от ведения бухгалтерского учета, поэтому на них также распространяется требование Инструкции Минтранса о списании «топливных» расходов в пределах установленных норм. Это позволит не только контролировать движение топлива, но и достоверно сформировать бухгалтерскую отчетность, которая должна давать полное представление о результатах деятельности компании в текущем периоде (п. 6 ПБУ 4/99) .

Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н.

«Учет ГСМ на предприятии» (Проданова Н.А.) («ГроссМедиа», 2006)

«ГроссМедиа», 2006
УЧЕТ ГСМ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Н.А.Проданова
ПРЕДИСЛОВИЕ
В составе материальных затрат организаций, имеющих на балансе автотранспорт, большое место занимают расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) — бензина, моторных масел и т.п. ГСМ используют в процессе своей деятельности как предприятия, имеющие собственный парк автотранспорта, так и предприятия, его арендующие. При этом приобретение горюче-смазочных материалов, как правило, обусловлено следующими причинами:
— осуществлением предприятием коммерческих перевозок (доставка готовой продукции или товаров покупателю; доставка приобретенных товаров или готовой продукции от покупателя на собственный склад и т.п.);
— осуществлением предприятием служебных перевозок (использование служебных легковых автомобилей для транспортного обслуживания административно-управленческого персонала);
— использованием автотранспорта для внутренних производственных нужд предприятия (доставка рабочих автобусом к месту работы и обратно);
— использованием автотранспорта для непроизводственных нужд предприятия (транспортное обслуживание, связанное с организацией досуга работников предприятий, например: спортивных мероприятий, отдыха, развлечений, мероприятий культурно-просветительского характера и иных аналогичных мероприятий).
Учет хозяйственных операций, связанных с движением горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ), можно разделить на следующие стадии:
— приобретение ГСМ;
— хранение ГСМ (для тех организаций, у которых имеются специально оборудованные склады);
— отпуск ГСМ;
— списание ГСМ на счета учета затрат на производство или иные счета бухгалтерского учета;
— реализация излишков ГСМ.
На всех вышеуказанных стадиях необходимо вести как бухгалтерский, так и оперативный учет ГСМ. Кроме того, в связи с вступлением в силу с 1 января 2002 г. гл. 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса РФ бухгалтерам следует правильно организовать и налоговый учет ГСМ.
В предложенном издании подробно рассмотрены вопросы организации учета горюче-смазочных материалов в организациях: описаны правила учета ГСМ, приобретенных за наличные и по безналичному расчету — по талонам и с использованием платежных карт; изложены методы формирования фактической стоимости ГСМ, если они приобретены по фактическим или по учетным (плановым) ценам; указаны нормы расхода топлива и первичные учетные документы, подтверждающие расход ГСМ; освещены порядок списания ГСМ в производство и особенности отражения реализации излишков ГСМ.
Книга предназначена для руководителей и бухгалтеров организаций, также она будет полезна студентам экономических вузов и слушателям бухгалтерских курсов.

Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ

Как правильно списать ГСМ? Это достаточно сложный вопрос для многих организаций. Не для кого не секрет, что списывать ГСМ нужно согласно установленным нормативами, но что это за нормативы, откуда брать нормы расхода ГСМ? В статье поговорим о том, как происходит бухгалтерский и налоговый учет ГСМ на предприятии.

Организации, использующие транспорт, постоянно сталкиваются с вопросом учета расходов, связанных с их эксплуатацией и обслуживанием. Правильно учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете – это очень важно, ведь данные расходы могут уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль, поэтому важно, чтобы расходы были правильно определены, экономически обоснованы и документально подтверждены. Все это нужно для того, чтобы при возникновении вопросов у налогового органа, вы сумели доказать необходимость списать горюче-смазочные материалы именно в таком количестве.

Что относится к ГСМ?

  • топливо (бензин, дизель, газ);
  • смазочные материалы (различного вида смазки, масла, используемые в обслуживании и ремонте транспорта);
  • жидкости (тормозная, охлаждающая).

То есть, как видим, ГСМ это не только топливо, но и сопутствующие материалы, применяемые для ремонта и обслуживания транспорта.

Каким образом происходит списание расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Для списания горюче-смазочных материаловв используются определенные нормативы.

Минтрансом России установлены нормы списание ГСМ в расходы организации, можно воспользоваться этими нормативами. При этом НК РФ не запрещает разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и руководствоваться при списании своими нормами.

Как рассчитать нормы расхода ГСМ?

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Устанавливая для себя свои лимиты использования топлива, смазочных материалов, нужно помнить, что полученные нормы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Только тогда будет возможность списать ГСМ в расходы организации и уменьшить на эту величину налоговую базу для налога на прибыль.

Для разработки собственных нормативов можно воспользоваться имеющейся технической документацией к транспортному средству. Согласно этой документации установить расход топлива и прочих смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года и прочих факторов.

Это интересно:  Порядок индексации пенсии работающим пенсионерам после увольнения

Помимо этого, расчет нормы расхода ГСМ можно выполнить и другим способом: проанализировать статистику фактического использования данного транспорта и произвести замеры.

Для того чтобы правильно провести замеры, нужно создать комиссию, которая будет контролировать процесс. Сама процедура замеров происходит следующим образом: в пустой бак заливается топливо, отмечается показания спидометра. Далее автомобиль используется до полного опустошения бака. Когда бак станет пустым, опять отмечаются показания спидометра. На основе начальных и конечных данных спидометра определяется количество километров, которые автомобиль проехал на залитом количестве топлива. После этого количество топлива делим на количество километров и получаем расход топлива на 1 км. Эта величина будет выступать нормой расхода. Данный способ расчета норм расхода ГСМ используется наиболее часто.

Выполняя замеры, следует помнить, что на конечный результат может повлиять множество факторов:

  • загруженность автомобиля;
  • наличие дорожных пробок;
  • время года;
  • наличие простоев автомобиля с включенным двигателем.

Для того чтобы учесть все эти факторы, нужно провести замеры в различных ситуациях. При этом получится несколько различных нормативов, которыми стоит руководствоваться при списании ГСМ в расходы организации.

Для того, чтобы утвердить полученные нормы, нужно составить акт, отражающий все результаты замеров. Члены комиссии должны подписать документ.

Кроме того, должен быть составлен приказ на списание ГСМ, утверждающий полученные нормы.

Организация может использовать несколько различных норм в зависимости от условий эксплуатации, а может определить один норматив в стандартной ситуации и к нему различные поправочные коэффициенты, отражающие различные условия работы транспорта.

Бухгалтерский учет ГСМ на предприятии:

В бухгалтерии ГСМ списываются на себестоимость продукции (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий.

Проводка по списанию ГСМ выглядит следующим образом Д20 (23, 26, 44) К10/3.

Данная проводка выполняется на основании следующих первичных документов:

  • путевой лист: на основании этого документа списывается используемое топливо;
  • акт на списание ГСМ: на основании этого документы могут списываться прочие смазочные материалы.

ГСМ в бухгалтерии списывается в дебет счета 20 «Основное производство» в том случае, если автомобиль используется в рабочих целях, например, для доставки грузов покупателям.

Если автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организации, то ГСМ списывается в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

На счет 23 «Вспомогательное производство» ГСМ обычно списывают предприятия, имеющие целый транспортный парк.

Указанная выше проводка по списанию топлива выполняется на сумму фактически использованного топлива. Зачастую определить, сколько топлива по факту было израсходовано, достаточно проблематично, ведь нет возможности точно определить, сколько топлива осталось в баке автомобиля. В этом случае организация может списывать топливо по установленным нормативам. Очень часто именно так организации и делают, списывают топливо на основании разработанных норм расхода ГСМ.

Приобретение ГСМ происходит либо за наличные средства, либо за безналичные. В случае, если водитель, например, заправляет автомобиль на заправочной станции за наличный расчет, то необходимая сумма денег выдается ему под отчет на основании авансового отчета. Купленное топливо приходуется в дебет счета 10/3 на основании этого авансового отчета, а также приложенных к нему документов, подтверждающих оплату, например, чек.

Если же ГСМ приобретается за безналичный расчет, то приходуются эти материалы в дебет счета 10/3 на основании накладных и прочих документов, подтверждающих безналичную оплату.

Учет бензина (ГСМ)

uchet_benzina_gsm.jpg

Похожие публикации

К ГСМ относятся все виды топлива и смазки, используемые в производстве. Учет ГСМ на предприятии ведется на субсчете 3 к счету 10 «Материалы». Познакомимся с особенностями учета этих активов.

Учет топлива: поступление

Итак, остатки и движение ГСМ фиксируют на счете 10/3: по дебету фиксируют поступление, по кредиту – списание. Систему аналитического учета компания разрабатывает самостоятельно, применительно к специфике производства. К примеру, можно учитывать на субсчетах:

10/3-1 – топливо в кладовых (по видам/маркам ГСМ, материально-ответственным лицам);

10/3-2 – ГСМ по талонам/топливным картам (по подотчетникам, маркам топлива);

10/3-3 – топливо в баках (по видам, маркам, каждому водителю) и т.д.

Учет бензина на предприятии осуществляется в корреспонденции со счетами расчетов – 60, 71, 76. Принятие ГСМ к учету производится на основании накладных поставщиков (если компании присуща централизованная поставка), приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (при покупке ГСМ за наличный расчет) или корешков к талонам (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретал бензин по топливной карте, то учет ГСМ осуществляется по отчету компании, выпустившему ее. В бухучете поступление ГСМ отражается записями:

Дт 10/3-1 Кт 60,76 — приход на склад;

Дт 10/3-1 Кт 71 – приход по авансовому отчету или топливной карте.

Проводкой, сопровождающей внутреннее перемещение

Дт 10/3-2 (10/3-3) К/т 10/3-1,

бухгалтер фиксирует передачу топлива со склада и его увеличение в баке ТС.

Себестоимость приобретенных ГСМ формируется в учете одним из закрепленных в учетной политике (УП) способов:

по фактической себестоимости на сч. 10/3;

  • по учетным ценам с применением счетов 15 «Заготовление и приобретение матценностей» и 16 «Отклонение в стоимости матценностей».
  • Важно документировать все операции с ГСМ – приходовать и списывать на затраты согласно оформленных документов. Поступление ГСМ сопровождается накладными, счетами-фактурами, ТТН (товарно-транспортными накладными), талонами, чеками, отчетами по топливным картам, а списание – формами, фиксирующими расход бензина на работу транспорта и использование ГСМ в деятельности компании, например, путевыми листами.

    Учет расхода топлива: нормирование и списание на работу автотранспорта

    Поскольку бензин предприятиями в основном используется на работу автомобилей, его списание производится согласно данным путевых листов, оформляемых на каждую единицу ТС.

    Списывают его согласно разработанным нормативам. Автопредприятия рассчитывают оптимальный расход топлива на 100 км пробега по каждой единице ТС, опираясь на руководствующие документы Минтранса, периодически обновляющиеся, например, Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (в редакции от 20.09.2018) о рекомендованных нормах расхода топлива и смазки с учетом повышающих коэффициентов, применяемых при различных (нестандартных) условиях эксплуатации автотранспорта.

    К примеру, в зимнее время базовые нормы увеличиваются на 10-20% в зависимости от региона нахождения компании, влияют на норматив и численность населения в местности, где работает фирма, возраст автомобиля и степень «гористости» местности. Если же в законодательном документе отсутствует марка используемого в компании автомобиля, то нормы расхода топлива по нему вычисляются на базе техдокументации и паспорта ТС.

    В зависимости от режима налогообложения, предприятия отличаются порядком списания ГСМ. Так, фирма на ОСНО списывает ГСМ за месяц в последний день месяца, а упрощенец-предприниматель списывает бензин на затраты в день его приобретения.

    Списание ГСМ по путевым листам

    Путевой лист (ПЛ) — универсальный первичный документ, отражающий не только расход топлива автомобилем и его остаток на конец дня, но и пробег по показаниям спидометра, маршрут и особенности работы, например, количество подъемов кузова, работы механизмов и др. На основании ПЛ бухгалтер определяет расход бензина, сверяет его с установленным нормативом и списывает.

    Правила списания ГСМ по нормам распространяются не только на работу транспорта. Если компанией бензин и или ГСМ используются в других целях, например, для заправки мотоблоков, компрессоров, бензопил, то списание производится на основании соответствующего акта, фиксирующего затраты топлива и объем выполненной работы. Нормы расхода при этом также рассчитываются на основании техпаспортов используемого оборудования.

    Учет ГСМ в бухгалтерии

    Списание ГСМ осуществляется по закрепленному в УП методу: средней себестоимости или ФИФО (стоимости первых по хронологии приобретений). Бухучет ГСМ (списание) производится на основе оформленных ПЛ, актов или отчетов по ГСМ – количество топлива по ним умножают на стоимость топлива и сумма к списанию отражается проводкой:

    Дт 20 (23,25,26,44) Кт 10/3.

    Рассмотрим, как учесть и списать бензин на автомобиль, использующийся в компании для служебных нужд.

    Учет бензина: пример

    Расход топлива за месяц составил 320 л., пробег 2438 км. ТС, используемое для служебных поездок персонала — ВАЗ-2130.

    Норма расхода топлива включает:

    базовую норму 10,6 л/100 км;

    10% от 10,6 л — надбавку за работу в зимнее время;

    15% от 10,6 л — надбавку за работу в городе с населением 500 тыс. человек.

    и составляет 13,125 л / 100 км (10,5 + 10,5 х 10% + 10,5 х 15%).

    Порядок списания бензина — расчет:

    По средней себестоимости списания стоимость ГСМ = (20 л х 43 руб. + 500 л х 45 руб.) / (20л + 500 л) = 44,92 руб. / 1 л.

    На 1 декабря остатков топлива на складе нет, в баке автомобиля – 20 л.

    Водитель получал топливо со склада 5,10,15,20,25,30 декабря по 50 л. Всего за месяц – 300 л.

    Расход топлива по норме 2438 км х (13,125/100 км) = 320 л, что соответствует фактическому расходу и подлежит списанию.

    Статья написана по материалам сайтов: www.lawmix.ru, online-buhuchet.ru, spmag.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector