+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Вопрос о внесении записи в трудовую книжку

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже.

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат.

Порядок учета трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, бланки подлежат учету в организации (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Для этих целей утверждены следующие книги, которые обязаны вести работодатели:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Ведется бухгалтерией организации. В приходно-расходную книгу вносятся сведения об операциях по получению и расходованию бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку. Кроме количества бланков трудовой книжки в приходно-расходной книге следует указывать их серию и номер;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется:

— кадровой службой организации

— либо другим подразделением, в котором оформляется прием и увольнение работников.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предназначена для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, а также при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Так как бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности, то они должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Общие правила ведения трудовых книжек

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если данная работа является для работника основной.

Это требование распространяется на работодателей — юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Исключение из этого правила составляют работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями.

Они не вправе делать записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки лицам, принимаемым на работу впервые.

Язык, на котором ведется трудовая книжка, — государственный язык РФ, то есть русский.

Если на территории республики в составе РФ установлен свой государственный язык, то трудовую книжку на ее территории можно вести на двух указанных языках одновременно.

Внесенные в трудовую книжку записи должны быть продублированы в личной карточке работника (например, по унифицированной форме N Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

С каждой такой записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись.

Порядок заполнения трудовых книжек

Записи во все разделы трудовой книжки вносятся перьевой, гелевой ручкой или ручкой-роллером. При этом можно использовать чернила (пасту, гель) черного, синего или фиолетового цвета.

Даты во всех разделах трудовой книжки указываются следующим образом: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 25.10.2017).

В записях не допускается сокращений слов.

Нумерация в каждом из разделов трудовой книжки сквозная и должна иметь свой порядковый номер.

Порядок внесения исправительных записей в трудовую книжку

При внесении неправильной записи в разделы Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» зачеркивать запись нельзя.

В данном случае необходимо признать ее недействительной, а после этого внести верную запись.

Например, если надо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после последней записи в данном разделе указывается следующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за таким-то номером недействительна».

После этого делается правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении.

Например, при изменении формулировки причины увольнения в организации делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен, новая формулировка».

В графе 4 указывается ссылка на приказ (распоряжение) нанимателя об изменении формулировки причины увольнения.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Порядок оформления записи в трудовой книжке

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника и одновременно – одним из обязательных кадровых документов, который должен вести работодатель, если сотрудник трудится у него более пяти дней и на постоянной основе.

Работник предъявляет трудовую книжку при приеме на работу, кроме случаев, когда он устраивается на работу впервые или принимается по совместительству. Если работник ранее нигде не работал и принимается на работу впервые, то трудовую книжку ему оформляет работодатель.

Информация о работе по совместительству и об увольнении с такой работы вносится в трудовую книжку кадровым отделом по месту основной работы на основании копии приказа работодателя, у которого работник работает (работал) по совместительству, причем такая запись делается лишь по желанию самого работника.

Записи в трудовую книжку должны вноситься в течение недели после того, как наступило соответствующее событие – прием на работу, награждение и т.п. Исключением является увольнение работника, запись о котором вносится в день увольнения.
При заполнении трудовых книжек не допускаются какие-либо сокращения. При внесении записей обязательно должны указываться пункт и статья ТК РФ, а также номер и дата приказа работодателя.
На первой странице (титульной листе) трудовой книжки указываются следующие сведения:

— фамилия, имя и отчество работника;
— дата рождения;
— образование, профессия и специальность.

Эти записи делаются на основании паспорта, загранпаспорта, диплома об окончании учебного заведения и других документов.
Внесение записей о работе в трудовой книжке осуществляется следующим образом:

— в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное и сокращенное наименование организации;
— в графе 1 ставится порядковый номер записи;
— в графе 2 указывается дата приема на работу;
— в графу 3 вносится запись о принятии в организацию. Здесь же указывается конкретное структурное подразделение (если оно указано в трудовом договоре), должность (работа), специальность и профессия с указанием квалификации;
— в графу 4 вписывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Соответствующие записи в трудовую книжку делаются при обретении работником новой профессии, специальности или квалификации, присвоении ему нового разряда (класса, категории). При этом должны быть указаны уровни квалификации, разряды и классы профессий и специальностей. Кроме того, в трудовой книжке делаются записи о службе в армии.

Также обязательными для внесения в трудовую книжку являются сведения о поощрении работника, награждении его государственными наградами, почетными грамотами, дипломами, присвоении государственных почетных званий и т.д. В трудовую книжку вносятся и записи о вручении работнику премий за конкретное достижение или по конкретному поводу (кроме премий, которые выплачиваются на регулярной основе). Что касается сведений о взысканиях, то они в трудовую книжку не вносятся.

Это интересно:  Среднее полное общее образование когда отменили

Теперь коснемся вопроса о внесении записей в трудовую книжку при увольнении работника. Прежде всего, они должны содержать ссылку на соответствующий пункт статьи 77 ТК РФ, за исключением случаев, когда работник увольняется по инициативе работодателя (пункт статьи 81 ТК РФ) или по причинам, не зависящим от воли сторон (пункт статьи 83 ТК РФ).

Все записи об увольнении необходимо делать в полном соответствии с конкретной формулировкой соответствующего пункта статьи ТК РФ. Например: «Уволен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора, пункт 7 статьи 77 ТК РФ».

Если расторжение трудового договора производится по инициативе работника по одной из причин, законодательно связанных с предоставлением различных преимуществ и льгот, то при внесении записи в трудовую книжку должны быть подробно указаны эти причины.

В заключение напомним, что в правильном заполнении трудовой книжки, в первую очередь, должен быть заинтересован сам работник. Поэтому если вы не хотите, чтобы в будущем у вас возникли проблемы при трудоустройстве у другого работодателя или при оформлении пенсии, внимательно отслеживайте записи, вносимые в этот документ.

Какие штрафы грозят тем, кто затевает ремонт в своей квартире

Оформление трудовой книжки и внесение записей в нее

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 5

Сведения о работе

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Они производятся без каких-либо сокращений (см. примеры 6 — 7) и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными, см. пример 8).

Пример 6. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ».

Пример 7. Нельзя пользоваться аббревиатурой «ТК РФ».

Пример 8. Если работник принят на работу 26 апреля 2006 г., в трудовой книжке дата указывается следующим образом: «26.04.2006».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой она повторяется.

Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать «стажа до поступления на работу не имел» не следует.

Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:

  • состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
  • обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.

Некоторые кадровики вносят в трудовую книжку также запись об обучении в высшем учебном заведении, чего делать не следует.

По общему правилу в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

Как показывает практика, при заполнении трудовой книжки в нее часто вносят лишние записи.

Зачастую встает вопрос о внесении в трудовую книжку записи о сроках трудового договора.

Сведения о продолжительности трудового договора при внесении записей о приеме на работу указывать не следует.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Четких рекомендаций по этому поводу в законодательстве нет.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В унифицированной форме N Т-1 этого приказа (распоряжения) указано именно словосочетание «прием работника на работу». На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и со ссылкой на его реквизиты делается соответствующая запись в трудовой книжке работника. Однако согласно ст. 19 ТК РФ трудовые отношения могут возникать в результате назначения на должность или утверждения в должности в случаях, предусмотренных законом, иным нормативным правовым актом или уставом (положением) организации. Так, заключению трудового договора с руководителем организации может предшествовать проведение конкурса, избрание или назначение на должность и др. (ст. 275 ТК РФ). В таком случае в трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник назначается на должность.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие записи.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовой книжке.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

Пример 9. Слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. В графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер (см. пример 10). В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Пример 10.

В настоящее время периоды, входящие в страховой стаж, подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования. Таким образом, трудовая книжка не имеет принципиального значения для его подсчета. Кроме того, стоит учитывать, что в случае совпадения по времени периодов работы и (или) иной деятельности, включаемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору лица, обратившегося за установлением пенсии (то есть либо время работы на основном месте, либо по совместительству).

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения или иного решения) руководителя, являющегося основанием переименования организации (см. пример 11). Вносить в графу 4 реквизиты свидетельства о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц не надо. Это будет ошибкой.

Это интересно:  Как проходит отправка в армию

Пример 11.

В случае если данная организация еще существует, работнику следует обратиться туда с просьбой об исправлении данной неточности. В соответствии с п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись.

Если прежний работодатель не исправит запись, то необходимо взять справку о переименованиях, и в этом случае работодатель по новому месту работы на основании официального документа сделает соответствующие исправления.

Некоторые считают, что пенсионеру трудовой стаж ни к чему. Это мнение ошибочно. Записи о трудовой деятельности в трудовой книжке пенсионерам необходимы. Ибо в Инструкции по заполнению трудовых книжек пенсионеры не названы в качестве лиц, которым трудовая книжка не заполняется.

Допустимые исправления

  1. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
  2. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
  3. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

  1. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительности и внесения новых записей (см. пример 12).

Пример 12. Представим себе, что нам необходимо изменить запись о приеме на работу в разделе «Сведения о работе». В этом случае после последней записи в данном разделе указываются:

  • следующий порядковый номер;
  • дата внесения правильной записи.

Затем в графе 3 пишут: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись, и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую работу) в случае признания перевода (увольнения) незаконным. Как правильно должна «звучать» формулировка при исправлении основания увольнения, показано в примере 14, образец оформления трудовой книжки при восстановлении сотрудника на работе см. в примере 13.

Пример 13.

Пример 14.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, по письменному заявлению работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него «ошибочной» записи. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Действия при увольнении

Запись об увольнении делается непосредственно в день увольнения и производится следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

По общему правилу датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, исключения из него могут быть установлены:

  • федеральным законом;
  • трудовым договором или
  • соглашением между работодателем и работником.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон — пп. 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись о прекращении (расторжении) трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 77.

При увольнении работника в связи с переводом в другую организацию в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия. Образец записи в трудовую книжку при расторжении трудового договора по данному основанию см. в примере 15.

Пример 15.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ либо иное основание расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренное законодательством.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись о прекращении (расторжении) трудового договора со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том:

  • на каком основании;
  • на какой срок;
  • какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

При увольнении работник должен расписываться в трудовой книжке. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (или кадровой службы). При этом расшифровывать подпись работника и писать «ознакомлен» не требуется (см. примеры 13, 14 и 15).

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Это интересно:  Бюджетный процесс в муниципальных образованиях

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ).

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию.

В случае нарушения сроков выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность перед работником и обязан возместить последнему заработок, не полученный им в результате незаконного лишения возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).

Сведения о награждениях

Согласно п. 24 Правил в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

  • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Пункт 4 Инструкции устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника у всех работодателей); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69.

Пример 16.

Вкладыш в трудовую книжку

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Он оформляется при предъявлении работником паспорта и документа об образовании. На их основании и заполняется титульный лист вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (см. пример 17). Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца.

Пример 17.

Выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

  • если работник утратил трудовую книжку;
  • при наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной (дубликат выдается работнику по его письменному заявлению по последнему месту работы);
  • если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.).

Работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки выдается по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи. Количество обращений законом не регламентировано, а это значит, что секретарь не может отказать работнику в выдаче копии или выписки из трудовой книжки. Образец заверенного листа трудовой книжки см. в примере 18.

Пример 18.

На подпись должностного лица, заверившего копию, ставится печать организации или отдела кадров.

Правила внесения записей в трудовую книжку

В каких законодательных актах содержатся правила заполнения бланка?

О том, как правильно сделать запись в трудовой книжке , можно узнать из следующих документов:

Какая информация вносится в книгу?

Кто вносит запись в трудовую книжку? Сведения могут вноситься руководителем фирмы, кадровым работником, бухгалтером, если на него возложена данная функция. Новые данные вписывается только на основании распоряжения работодателя.

Титульный лист содержит сведения о личных данных работника, то есть:

Сведения об образовании, специальности и профессии

Также на следующих листах листах указываются сведения:

  • о трудоустройстве и выполняемой работе,
  • о повышении или о переводе на другую должность;
  • о прекращении рабочих отношений;
  • об основании прекращения трудового договора;
  • о награждении за заслуги и успехи в работе;
  • по желанию работника и при наличии подтверждающего документа могут быть внесены сведения о его работе по совместительству.

Как правильно сделать запись?

При заполнении ТК нужно соблюдать основные правила их ведения:

Сведения вносятся на русском языке. Если делопроизводство ведется на территории автономной республики, данные в бланк вносятся на двух языках – русском и государственном языке этой республики;

Вносится пастой черного или синего цвета;

Не допускаются сокращения;

При написании дат и порядкового номера используются только арабские цифры

Даты пишутся в формате ДД.ММ.ГГГГ.;

Каждая запись должна иметь порядковый номер;

все вносимые сведения должны вноситься на основании приаказа работодателя;

При ошибочном внесении ошибку необходимо исправить;

Все записи в ТК должны быть заверяются печатью организации или печатью отдела кадров;

эти правила распространяются и на оформление вкладышей, которые заводятся, если закончилась трудовая книжка. Как сделать запись в этом случае, читайте в статье «Вкладыш в трудовую книжку».

Как вносится информация о приеме на работу?

Чтобы оформление бланка было правильным, нужно аккуратно заполнить каждую графу. Как правильно сделать запись в трудовой книжке о трудоустройстве?

Если работник трудоустраивается впервые, сначала оформляется титульный лист, в который вносятся его персональные данные. Они в обязательном порядке списываются с паспорта гражданина. Если, при заполнении бланка на этом этапе кадровиком была допущена ошибка, бланк уничтожается, и заводится новый. Сведения о работнике заверяются подписью кадрового работника, печатью организации. Также свою подпись ставит владелец документа.

Далее заполняются сведения о приеме на работу. Примеры записей в трудовой книжке о трудоустройстве мы приведем ниже.

Указывается номер по порядку, дата внесения информации. Далее полностью, без сокращений, пишется наименование организации. Указывается данные о приеме на работу. В графе “Основание” указываются реквизиты распоряжения, на основании которого были внесены изменения в бланк. Таким же образом вносятся данные о переводе, увольнении и т.п. Далее вносятся сведения о наградах.

Исправление ошибочных данных

Иногда при заполнении документа может быть сделана ошибка. Ее необходимо исправить. Например, в случае, если была допущена ошибка при внесении информации о приеме на работу, необходимо сделать следующие действия:

Под ошибкой в нужной графе следует указать номер новой записи по порядку,

Поставить дату, на которую вносятся исправления

В графе “Информация о работе” вписать формулировку: «Запись за номером таким-то недействительна (и далее правильную информацию)».

Согласно Инструкции, все исправления нужно вносить без зачеркиваний и подчисток.

Статья написана по материалам сайтов: womenlaw.ru, wiseeconomist.ru, clubtk.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector