+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Электронная трудовая книжка образец заполнения

Утвержден законопроект, по которому трудовые книжки в России станут электронными, и вести их будет Пенсионный фонд. Также будут введены электронные трудовые договора, для удостоверения которых работодатель должен будет бесплатно предоставить работнику цифровую подпись.

Содержание

Законопроект об электронных книжках

В России готовится законопроект об учете трудовой деятельности граждан в электронном виде. На данном этапе он уже одобрен группой по нормативному регулированию при АНО «Цифровая экономика». Авторство документа принадлежит тематической группе «Трудовое законодательство» центра компетенций программы «Цифровая экономика».

17 июля 2018 г. законопроект был рассмотрен в Минэкономразвития представителями Минюста, Минкомсвязи, Сбербанка, Газпромбанка, фонда «Сколково», компаний «Яндекс», «1С», МТС, «Пепеляев групп», Ассоциации Финтех и МГУ. Эксперты предложили внести в документ исправления, которые позволят гражданам по желанию продолжать пользоваться бумажными трудовыми книжками, чтобы избежать возможного нарушения прав работников. Эти изменения будут внесены перед тем, как законопроект будет направлен в правительство.

Законопроект не только вводит электронные книжки, но и предусматривает заключение с согласия работника в электронной форме трудовых договоров. Договора будут верифицироваться усиленной цифровой подписью. Подпись должен будет бесплатно предоставить работодатель, как и личный онлайн-кабинет, где сотрудник сможет просмотреть все трудовые документы.

Как будут заполняться электронные книжки

Согласно законопроекту, бумажные трудовые книжки будут заменены на электронные версии. При формировании цифровых книжек будут использованы данные системы учета Пенсионного фонда. Авторы документа поясняют, что в этой системе присутствуют все необходимые сведения о трудовой деятельности граждан, кроме данных о награждениях и дисциплинарных взысканиях, которыми нужно будет дополнить электронные книжки. Использование системы Пенсионного фонда представляется самым простым и малозатратным способом учета трудовой деятельности граждан.

Экспертный центр электронного государства сообщает со ссылкой на имеющуюся у него пояснительную записку к законопроекту, что данные для ведения электронных книжек будут передаваться в Пенсионный фонд работодателями, включает тех, у которых сотрудники работают по совместительству. Передача данных начнется с 1 января 2020 г., о чем ранее сообщал премьер-министр Дмитрий Медведев.

Передача данных не касается только работодателей-физлиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Для ведения электронной книжки потребуются те же данные, что и для бумажной, включая информацию о наградах за достижения в работе. От самостоятельного заполнения трудовых книжек после вступления закона в силу работодатели будут освобождены. Бумажные книжки, заведенные до 1 января 2019 г., они должны будут передать на хранение самим работникам.

Преимущества электронной книжки

Авторы законопроекта отмечают, что если все данные о трудовой деятельности граждан будут хранится в Пенсионном фонде, их нельзя будет фальсифицировать, в отличие от бумажных трудовых книжек. Если работник захочет узнать, какие данные содержится в его электронной книжке, он в режиме реального времени сможет запросить их из Пенсионного фонда и проконтролировать их соответствие действительности.

Для каждого работника можно будет выстроить единую трудовую историю. К данным смогут быстро получить доступ контрольные и надзорные органы, а также суды, кроме того, электронную информацию можно будет быстрее обрабатывать. Также исчезнут риски порчи или утраты бумажного носителя, а также операционные риски со стороны работодателя.

Электронные трудовые книжки: готовится эксперимент

Минтруд внес в правительство законопроект, который предполагает полный переход на электронный формат трудовых книжек с 2021 года. Но до этого проект будет протестирован работодателями.

Как отмечают в ведомстве, тестирование системы электронных трудовых пройдет с января 2020-го по январь 2022-го года. Для постепенного отказа от бумажного документа уже созданы все необходимые условия в Пенсионном фонде.

Согласно законопроекту, правительство определяет перечень работодателей для участия в эксперименте — всего их будет около 10. Положения о порядке проведения эксперимента должны быть отражены в коллективном договоре или в соглашении с работником об его участии в эксперименте.

Для проведения эксперимента работодателю придется самостоятельно установить вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой. При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, а также при внесении в них изменений, работодатель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Это интересно:  Апелляционная жалоба гпк образец

Расходы, связанные с ведением документов, связанных с работой, в электронном виде, включая приобретение и применение электронной подписи работника, несет работодатель.

В законопроекте также отмечается, что работодатель имеет право осуществлять хранение документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Передача дел на архивное хранение осуществляется работодателем в соответствии с порядком, установленном законодательством об архивном деле.

Зачет нужен переход на электронные трудовые?

Идея поэтапного введения электронных трудовых книжек в России была одобрена Кабинетом министров 28 июня 2018 года на заседании правительства. Тогда отмечалось, что введение электронной трудовой книжки подразумевает не просто перевод документа из бумажного в электронный формат, а создание базы данных, где будет храниться информация обо всей трудовой деятельности человека.

У бумажной трудовой есть ряд недостатков: ее можно потерять или подделать, восстанавливать трудовой стаж с такой книжкой очень сложно. В то же время электронная трудовая обеспечит сохранность персональных данных в Пенсионном фонде, сократит издержки работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, а также упростит процедуру трудоустройства удаленных работников.

Предполагается, что в случае с электронной трудовой работодатели будут передавать необходимые сведения в Пенсионный фонд в режиме онлайн. Кроме того, созданная база данных исключит необходимость предоставления сведений о трудовой деятельности и стаже при обращении за госуслугами. Чиновники обещают, что затраты работодателей на кадровое производство благодаря реализации проекта уменьшатся.

Подготовка законопроекта об электронной трудовой книжке была включена в первый этап проработки темы электронного кадрового документооборота в России. «Электронная трудовая книжка основана на имеющейся инфраструктуре и отчетности Пенсионного фонда России. Этот проект предусматривает дополнение информационной системы ПФР с 2020 года данными о трудовой деятельности гражданина — например, сведениями о приеме на работу, переводах, увольнениях работника, его образовании», — цитирует слова министра труда и социальной защиты Максима Топилина сайт Минтруда России.

Трудовая книжка в электронном виде в 2019 году

Бумажная трудовая книжка – это основной документ трудящегося, доказывающий наличие у него трудового стажа. Бланки и формы трудовой книжки типовые, установленные на законодательном уровне. На протяжении последних лет бумажные документы стали переводить в электронный формат. Министерство труда и социальной защиты в настоящее время работает над проектом учета занятости россиян в электронном виде – предполагается, что сведения из трудовых книжек будут перенесены в базы данных. Из данной статьи вы узнаете, что такое электронная трудовая книжка, какие существуют сходства и отличия между бумажной и электронной книжкой, для чего власти хотят оцифровать данные, какие плюсы и минусы перевода книжки в электронную форму, с какими проблемами столкнулся Минтруд.

Что представляет собой электронная трудовая книжка

Работодатели, согласно действующему трудовому законодательству, обязаны заполнять личные трудовые книжки сотрудников, руководствуясь утвержденным порядком их оформления, и хранить их в отделе кадров в течение всего периода работы подчиненного в данной компании. В документе в обязательном порядке указывается информация о:

  • зачислении сотрудника в штат предприятия;
  • основаниях для увольнения работника с фирмы;
  • переводе подчиненного на иную должность;
  • полученных сотрудником вознаграждениях.

Записи вносятся в трудовую книжку от руки чернилами. Дополнительные вкладыши подшиваются иглой с нитью в строго регламентируемых законом случаях. Каждый раз, как сотрудник отдела кадров по поручению начальства вносит записи в трудовую книжку, работник расписывается в личной карточке в знак осведомленности. Если допущена ошибка при заполнении документа, перечеркивать запись запрещено – необходимо написать верные сведения и сделать надпись о недостоверности предшествующей записи.

Все перечисленные выше требования говорят о том, что применить правила ведения и хранения документа в отношении электронных трудовых книжек невозможно. Однако, бумажный документ изнашивается, утрачивается, намеренно портится сотрудниками – проделать это с электронным документом не представляется возможным. В то же время, электронная книжка имеет следующие преимущества:

  • сведения будут автоматически доступны Министерству социального развития, Пенсионному фонду, ФСС, Центру занятости и т.д.;
  • сведения о работе сотрудника будут защищены, книжку невозможно будет потерять, посторонний человек не сможет получить к ней доступ;
  • осуществлять поиск по базам данных будет удобно;
  • вся кадровая информация будет храниться в единой базе данных.

Для чего понадобилась электронная трудовая книжка

Российские власти посчитали, что в плане ведения трудовых книжек Россия отстает от передовых стран – за рубежом подобный документ отменили, сохранились лишь БД Пенсионных Фондов и рекомендательные письма от работодателей.

Вопрос о полной отмене трудовых книжек даже не рассматривался властями – ни работодатели, ни подчиненные не готовы к таким резким переменам. Но электронная трудовая книжка стала бы достойным вариантом, поскольку:

  1. Заполнение бумажных трудовых книжек от руки, заверение ксерокопий и их подготовка приносят компании дополнительные затраты на кадровое делопроизводство.
  2. Необходимость организации отдельного помещения, стеллажей, хранилищ для сохранения трудовых книжек увеличивает расходы компаний с большим штатом рабочих.
  3. Участились случаи подделки трудовых книжек, продажи образцов.
  4. С бумажной версией документа всегда существует риск потери или порчи бланка.
  5. В случае утраты или порчи документа приходится долго его восстанавливать, что связана с различными сложностями.
Это интересно:  Жалоба в рса на страховую компанию образец

Чем электронная трудовая книжка отличается от бумажной

Как минимум в 4 аспектах будут наблюдаться явные различия между электронным и бумажным вариантами трудовых книжек:

Сравнительная характеристика Бумажный вариант Электронный вариант
Заполнение документа От руки чернилами На электронном устройстве
Ведение учета данных В бумажной форме В электронном виде (отсутствует привязка к физическому носителю)
Автоматизация ведения документа Невозможна Возможна (автозаполнение, сканирование, распознавание внесенных сведений)
Прозрачность для государственных служб Нет Да

Какие преимущества и недостатки имеет электронная трудовая книжка

В Правительстве единогласно не одобрили идею с внедрением электронного документа – существуют сторонники и противники нововведения.

Аргументы “за” Аргументы “против”
Электронная книжка не будет удержана недобросовестным нанимателем после ухода с работы сотрудника;

кадровое делопроизводство будет существенно упрощено;

электронный документ не потеряется, сведения не будут утрачены;

бумажные книжки перестанут подделывать;

не придется исправлять случайно допущенные ошибки;

появится возможность совершенствования процесса ведения электронных документов.

Трудящиеся из отсталых регионов РФ не смогут пользоваться электронным документом из-за отсутствия доступа к интернету;

электронная система может быть повреждена вирусом;

может произойти сбой программного обеспечения;

придется переносить в базу данных слишком много сведений из бумажных книжек;

властям придется понести большие расходы на разработку базы данных, поддержку ее работы, защиту от взлома.

Экспертное мнение

В настоящее время электронная трудовая книжка не была введена в оборот, хотя предполагался запуск системы еще в 2017 году. Причины для отлагательств обозначены следующие:

  1. По-прежнему не разработана схема действий для непредвиденных ситуаций (при проникновении в систему, при сбоях, при обнаружении вируса).
  2. Не решен вопрос прав доступа к базам данных со стороны всех заинтересованных лиц и государственных служб.
  3. Не была разработана база данных.

Законодательные акты по теме

ст. 66 ТК РФ О порядке ведения трудовой книжки
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 Утверждение формы бланка трудовой книжки

Типичные ошибки

Ошибка: Трудящиеся ожидают появление электронных трудовых книжек в 2019 году.

Комментарий: В настоящее время рано говорить о внедрении электронных версий трудовых книжек – не решены технические и практические вопросы ее использования.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Были ли отражены инициативы по внедрению электронных трудовых книжек в каких-либо официальных документах?

Ответ: Да, инициатива по внедрению электронных трудовых книжек была отражена в Проекте развития стратегии пенсионной системы до 2030 года.

Трудовая книжка в электронном виде – когда можно будет оформить

Совсем скоро, с начала 2019 года, организации смогут вести трудовые книжки работников в электронном виде. Поскольку такое нововведение обещает значительно упростить кадровый документооборот, владельцы бизнеса часто интересуются, какие новые возможности предоставит трудовая книжка в электронном виде работодателям и сотрудникам, и на какой стадии находится разработка соответствующего законодательства.

Какими преимуществами обладает трудовая книжка в электронном виде

Предполагается, что электронное оформление и ведение трудовых книжек упростит и ускорит кадровый документооборот и позволит не потерять сведения, важные для исчисления пенсии в будущем. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки от бумажной ее версии:

  1. Исключается возможность порчи, подделки, утраты трудовой книжки.
  2. Хранение сведений о трудовой деятельности обеспечивается специализированной базой данных, надежно защищенной от несанкционированных проникновений.
  3. Сведения о трудовом стаже и другой информации будут за доли секунды передавать в Пенсионный Фонд России для формирования БД в электронном виде без привязки к физическому носителю. Работника предприятий больше не придется передавать в ПФР много документов для подтверждения стажа.
  4. Контролирующим органам станет доступна информация о совместительстве, награждениях и взысканиях на работе сотрудника.
  5. Работодатели смогут экономить время и средства на ведении трудовых книжек отделом кадров.
  6. Работник будет иметь возможность получения сведений из трудовой книжки в реальном времени.
  7. Доступ к информации о трудовой деятельности сотрудников смогут получить как сами работники, так и наниматели и государственные органы.

Трудовая книжка в электронном виде – публичное обсуждение

Трудовая книжка – это кадровый документ, который в обязательном порядке оформляется каждому трудящемуся по первому месту официального трудоустройства, после чего передается в отдел кадров каждого из последующих работодателей. На сегодняшний день трудовые книжки оформляются на бумажных носителях. Правом на отказ от оформления работнику документа имеют работодатели, являющиеся физическими лицами, не зарегистрированными в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка заводится для того, чтобы можно было правильно рассчитать пенсионное пособие по окончании трудовой деятельности, и чтобы дать возможность новым работодателям оценить трудовые достижения сотрудника на прошлых местах работы. В документе накапливаются сведения о трудовой деятельности, стаже, наградах, поощрениях работника.

Правительство РФ рассматривает возможность ведения учета информации о трудовой деятельности россиян в электронном виде с 2017 года. До конца октября 2018 года должна быть завершена разработка законопроекта о замене бумажной версии документа на электронную. Поскольку властям предстоит также провести информационно-разъяснительную работу по внедрению электронного кадрового документооборота среди нанимателей и работников, будет подготовлен дополнительный законопроект по данному вопросу. Правительству необходимо:

  • обеспечить техническую возможность ведения электронных трудовых книжек;
  • ввести электронный документооборот и разъяснить, как им пользоваться;
  • организовать электронный надзор работы отдела кадров предприятий.

Важно! Поскольку старшему поколению россиян сложно объяснить все преимущества электронного документооборота и устранить сомнения по данному вопросу, электронные трудовые книжки станут альтернативным вариантом – принуждать работников отказаться от бумажных книжек власти не станут.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Трудовая книжка в электронном виде уже тестируется

С 23 марта 2018 года, согласно Приказу Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194, проводится эксперимент по переводу документов и сведений о трудовой деятельности работников в электронный формат. В ходе проведения тестирования:

  • разрабатываются предложения по внесению изменений в законодательство РФ в отношении электронного кадрового учета;
  • решаются задачи ведения трудовых книжек в электронном виде;
  • выявляются проблемы и риски при ведении электронного кадрового документооборота;
  • оцениваются расходы и эффективность данного способа ведения кадрового документооборота.

Основной проблемой на данный момент является решения вопроса относительно порядка действий с электронными документами в случае непредвиденных ситуаций – отсутствия связи с Интернетом, сбои программного обеспечения.

Трудовая книжка в электронном виде – этапы перехода

Правительство РФ планирует проведение поэтапного перехода на электронный кадровый документооборот:

  • Фазы и сроки по переводу на электронные трудовые книжки планируется определить к 1 октября 2018 года.
  • С 23 марта 2018 года будет проводиться эксперимент по переводу на электронную форму документов.
  • Работодатели получат возможность оформления и ведения одновременно бумажных и электронных трудовых книжек с начала 2019 года.
  • В течение 2019 года власти будут решать организационные и правовые вопросы, связанные с переходом на электронный документооборот, а также информировать сотрудников и работодателей.
  • Полный переход на электронный документооборот произойдет с 1 января 2020 года.
  • Действие законопроекта распространится на кадровый документооборот в целом после того, как работодатели внесут все сведения в единую систему электронного взаимодействия.

Законодательные акты по теме

Приказ Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194 О проведении эксперимента по переводу на электронную форму трудовых книжек

Типичные ошибки

Ошибка: Работник полагает, что в скором времени будет обязан отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном варианте и перейти на электронный документооборот.

Комментарий: Пользоваться электронными трудовыми книжками – это право работника, но не его обязанность. Полный переход на электронный документооборот планируется с 1 января 2020 года.

Ошибка: Трудящиеся сомневаются, смогут ли они проверять правильность ведения трудовых книжек, если будет осуществлен переход на электронные ТК.

Комментарий: Работники получат полный доступ к сведениям, содержащимся в электронной трудовой книжке, в реальном времени.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда будет оформлять трудовая книжка в электронном виде

Вопрос №1: Может ли сотрудник, не доверяющий компьютеризации, отказаться от перехода на электронные трудовые книжки и оставить бумажную книжку?

Ответ: Да, на начальном этапе внедрения электронных трудовых книжек. Однако, к 1 января 2020 года Правительство РФ планирует полностью изъять бумажные трудовые книжки у трудящихся.

Вопрос №2: Почему проект по переходу на электронные трудовые книжки до сих пор не разработан?

Ответ: По причине того, что не был решен ряд важнейших вопросов. К примеру, Правительство РФ не определило порядок доступа к базе данных государственных служб и прочих заинтересованных в получении сведений лиц.

Статья написана по материалам сайтов: kontur.ru, rabotniky.com, online-buhuchet.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector