+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Приказ на выдачу подотчетных сумм образец 2019

Содержание

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
  2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
    1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
    2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
    3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
    4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Приказ о назначении подотчетных лиц

Работники, которые получают денежные средства на административно-хозяйственные и иные нужды и которые должны предоставлять отчет по расходованию денег в интересах работодателя, именуются подотчетными лицами или подотчетниками. Типичные примеры подотчетников – это командируемые работники, а также работники, которые приобретают для работодателя ТМЦ. В принципе, подотчетником может быть не только работник организации, но и, например, лицо, выполняющее работы по ГПД.

О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей консультации. О том, как составить приказ о назначении подотчетных лиц, расскажем в этом материале.

Составляем приказ о подотчетниках

Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.

Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.

С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.

Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.

Напоминаем, что приказ об утверждении перечня подотчетных лиц не является документом, на основании которого подотчетнику могут выдаваться наличные. Для непосредственной выдачи денег потребуется либо соответствующий приказ работодателя на конкретную выдачу определенной суммы указанному лицу, либо заявление подотчетника, завизированное руководителем (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У ). Подробнее об оформлении факта выдачи наличных подотчетнику мы рассказывали здесь. О безналичной выдаче подотчетных средств мы рассказывали в отдельном материале, где приводили также образец соответствующего заявления работника.

Приказ о подотчетных лицах образец 2019

Без его подписи оно считается недействительным.

Свои подписи должны поставить:

  • лица, указанные в документе и наделенные правом получать деньги под отчет;
  • работники, ответственные за выполнение приказа.

Этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять его печатью необязательно.

Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, хранить его нужно постоянно.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2019

В случае, если определенную денежную сумму необходимо выдать одному из сотрудников предприятия, составляется распоряжение о выдаче подотчетных сумм.

В приказ о сроках отчета по подотчетным суммам нужно вписать следующие данные:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления;
  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работника, который имеет право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
Это интересно:  Заполнение новой трудовой книжки 2019 образец

Документ должен быть подписан главой предприятия, работником, обладающим правом на получение денег под отчет, и лицом, ответственным за исполнение распоряжения.

Приказ о подотчетных лицах 2019 образец

Руководитель организации определяет, какую максимальную сумму выдавать работникам. А конкретная сумма указывается каждый раз в заявлении или приказе.

Выдача денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером КО-2 (утв.

Если ошибок нет, наличные денежные средства выдаются из кассы компании.

На практике банки переводят денежные средства на любую банковскую карту:

  • Карта по зарплатному проекту,
  • Любая дебетовая карта,
  • Любая кредитная карта.

Главное, чтобы она была выдана на имя подотчетного лица, указанного в приказе о выдаче подотчетных средств.

Чтобы перечисленные деньги не посчитали авансом или зарплатой и не начислили НДФЛ, нужно правильно заполнить поле 24 «Назначение платежа». В нем необходимо указать:

  • Цель денежного перевода – перечисление подотчетных средств,
  • Реквизиты приказа о выдаче денег в подотчет,
  • Цель подотчета.

Назначение платежа может быть, например, таким: «Подотчетные средства на приобретение канцелярских товаров по приказу №3 от 21.01.2019г.».

Еще один способ – выдать работнику корпоративную карту, привязанную к банковскому счету организации.

Оплата расходов будет произведена прямо с расчетного счета. Однако это будет уже не выдача в подотчет, ведь рассчитываться будет организация напрямую со своего расчетного счета.

Приказ о подотчетных лицах образец 2019

За исключением случаев, когда заявление подается в электронном виде, тогда его подписывают электронно-цифровой подписью,

  • Текстовая часть содержит просьбу выдать подотчетные средства, их сумму в рублях, цель выдачи (планируемые расходы).

В резолюции руководитель указывает сумму и срок, на который выдаются деньги.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Выдать подотчетные средства можно без заявления работника на основании приказа руководителя компании. В приказе должны быть указаны:

  • Кому выданы денежные средства,
  • Сумма, выдаваемая под отчет,
  • Срок, на который выдаются денежные средства.

В одном приказе может быть оформлена выдача подотчетных сумм нескольким лицам. Тогда в документе нужно привести перечень работников, а суммы и сроки необходимо указать отдельно для каждого работника.

Недопустимы неточные или обобщенные формулировки.

Понятно стремление упростить работу и уменьшить объем составляемых документов.

Если подотчетные средства выдаются на командировочные расходы, можно совместить два приказа в одном документе:

  • Приказ о направлении в командировку,
  • Приказ о выдаче подотчетных средств.

Как выдать деньги в подотчет в 2019 году

Лимита выдачи подотчетный сумм в законодательстве не содержится.

Составление приказа о подотчетных лицах является обязательным, в случае, если на предприятии есть сотрудники, которые наделены правом пользоваться выданными из кассы наличными средствами для достижения каких-либо служебных целей.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла Скачать бланк приказа о подотчетных лицах.docСкачать образец приказа о подотчетных лицах.docx

Кого называют подотчётными лицами?

К категории подотчетных могут относиться любые работники предприятия:

  • секретари, которые получают из кассы деньги на приобретение канцтоваров, материалов для оргтехники и прочего офисного оборудования,
  • завхозы, которым деньги выдаются для покупки бытовых или хозяйственных принадлежностей. Также к подотчетным лицам относятся специалисты, часто бывающие в командировках, им авансом под отчет выдаются средства для оплаты билетов, гостиниц, представительских расходов и т.п.,
  • водители, получающие «наличку» для оплаты бензина и прочих топливных жидкостей, запчастей тоже имеют статус подотчетных,
  • бухгалтеры и кассиры предприятий.

Отдельно можно выделить сотрудников филиалов и структурных подразделений, не имеющих самостоятельного баланса и получающих деньги на осуществление хозяйственных и иных расходов из основной кассы предприятия.

Понятие подотчетных денег

Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е.

Приказ о подотчетных лицах образец 2019 в бюджетном учреждении

А работник в данном случае лишь выступает временным держателем карты по доверенности.

Как выдавать подотчетные суммы директору компании

Порядок выдачи подотчетных сумм директору компании ничем не отличается от порядка выдачи обычному работнику. В том числе, если директор является и единственным учредителем организации.

Для получения денежных средств директор должен написать заявление или оформить приказ, и не забыть вовремя отчитаться.

Часто компании выдают директору денежные средства, чтобы не превысить лимит остатка по кассе. Лишние наличные в конце дня выдаются в подотчет руководителю, а на следующий день он вносит их обратно в кассу.

Под подотчетные средства нередко маскируют выдачу денег на личные нужды руководителя.

Как в первом, так и втором случае со временем у директора накапливается большая сумма, за которую очень сложно, а иногда и совсем невозможно отчитаться. Налоговики в таких случаях пытаются оштрафовать компанию по ст.15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с наличными денежными средствами. И есть решения суда в пользу инспекторов, например решение Московского горсуда от 14.08.13 г.

Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2018-2019 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций».

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ.
Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Скачать образец

Итоги

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия.

Почему? Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы.
Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
  2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
    1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
    2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
    3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
    4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера.

В обоих документах не предусмотрена возможность выдачи денег лицам, с которыми не заключен трудовой договор.

Вместе с тем, законодательство не содержит и прямого запрета выдавать подотчетные средства другим лицам, кроме работников. Например, лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор, или совсем никакого договора не заключено.

Для упрощения работы в некоторых компаниях издают приказ об утверждении списка лиц, имеющих право получать денежные средства в подотчет.
Образец такого приказа вы можете скачать по ссылке ниже.

Как оформить выдачу подотчетных сумм в 2019 году

Выдачу подотчетных сумм в 2019 году можно оформить на основании одного из двух документов:

  • Заявления работника,
  • Приказа руководителя предприятия.

Выбранный вариант следует закрепить в отдельном документе (положении о расчетах с подотчетными лицами) или в учетной политике.

Заявление о выдаче сумм в подотчет

Если компании удобнее работать с заявлениями, целесообразно разработать его шаблон. Заявление составляют с соблюдением основных следующих требований:

  • Заявление пишет работник на имя руководителя компании,
  • Документ можно написать от руки или распечатать на принтере. В любом случае на нем должна быть собственноручная подпись работника.

Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.

При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

  1. Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
  2. Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
  3. После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.

Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.

Если после траты выделенной под отчет суммы образовался какой-то остаток, его необходимо вернуть в кассу, если же, напротив, работнику пришлось доплатить на нужды предприятия из своих, бухгалтер обязан возместить эти расходы. При этом все траты должны быть подтверждены документально.

Следует отметить, что работники, не упомянутые в приказе в качестве подотчетных лиц, также могут получать из кассы наличность для выполнения задач, поставленных работодателем, но только при условии, что предварительно на это будет составлен отдельный приказ директора фирмы.

Кто должен составлять приказ о подотчетных лицах

Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь.

Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Образец приказа о подотчетных лицах, 2019

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Образец распоряжения о разовой выдаче денежных средств из кассы

Напомним, что для разового получения сотрудником денег подойдет и заявление работника, как это было до 19 августа 2017 года. Но приведенный нами пример позволит вам более детально урегулировать срок предоставления авансового отчета, назначить ответственного (бухгалтера), контролирующего отчетность по выданным авансам.

О сроках подотчета

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2018-2019 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц – образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах — образец его оформления будет представлен ниже — содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия.

При этом приказ обязательно должен быть удостоверен автографом руководителя фирмы или иного лица, уполномоченного на визирование подобного рода документов.

Кроме того, под приказом должны оставить свои подписи и все, кто в нем упомянут: сами подотчетные сотрудники, а также работники, ответственные за выполнение приказа – этим они свидетельствуют о том, что ознакомлены и согласны с документом.

Заверять приказ печатью необязательно, т.к. с 2016 года норма по использованию юридическими лицами печатей и штампов перестала быть требованием со стороны закона.

Приказ обычно пишется в единственном экземпляре и в период действия содержится вместе с другими нормативно-правовыми и распорядительными бумагами предприятия.

Кого называют подотчетными лицами

Как было сказано выше, распоряжение определяет перечень работников, которым будет предоставлено право получения из кассы организации денежных средств под отчет (на представительские и операционные расходы организации, для решения различных хозяйственных задач).

Также оно устанавливает:

  • время, на которое выдаются финансовые средства;
  • назначение денежных средств.

Кроме того, такое распоряжение используется для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, его наличие и содержание проверяют при камеральных проверках.

Этот документ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц. В случае, если их список меняется, составляется образец нового приказа на подотчет.

Понятие подотчетных денег

Так принято называть денежные средства, авансом выдаваемые сотруднику из кассы организации для оплаты нужд предприятия.

Размер сумм, которые можно выдать под отчет, указывается в приказе.

При этом все расходы, производимые сотрудниками за счет выданных таким образом денег, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.

Порядок выдачи средств под отчет

  1. Определяем список сотрудников, которые по служебной необходимости имеют право на получение денег из кассы предприятия или на банковскую карту.
  2. Издаем распоряжение, в котором, помимо перечня работников, прописываются цели пользования деньгами, выданными под отчет.
  3. Разовые выдачи под отчет могут оформляться отдельными распорядительными документами с указанием обязательных реквизитов (см. ниже).

Размер выдаваемых сумм не может быть выше лимита, указанного в приказе.

При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.

Можно ли обойтись без приказа

Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.

Образец приказа о подотчётных лицах

На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике.

При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:

  • номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Как оформить приказ

С точки зрения оформления приказ также достаточно вариативен: его можно создавать в рукописном формате или печатать на компьютере, используя стандартный лист А4 (или даже А5) формата или фирменный бланк компании.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Приказ о выдаче подотчетных сумм пишется в случае, когда необходимо выдать определенную денежную сумму одному из сотрудников предприятия.

Что такое подотчетные суммы

В понятие «подотчетная сумма» входит некое количество денег, которое бухгалтерия организации по распоряжению руководства передает ответственным лицам.

Деньги могут предоставляться на самые разные цели:

  • приобретение оргтехники и канцелярских принадлежностей, бытовых товаров
  • оплату бензина
  • командировочные расходы и т.д.

Кому можно выдавать подотчетные суммы

Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки.

Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены.

Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам.

Какую суммы можно выдавать под отчет

Руководство каждой организации самостоятельно определяет, кому, сколько и для решения каких задач выделять денег.

Однако надо помнить, что существует порог максимально допустимой суммы, которой представитель одного юр.лица может рассчитываться с работником другого юр.лица – это 100 тыс. рублей (с течением времени этот лимит может меняться).

Отчетность по потраченным деньгам

После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией.

Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег.

Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы:

  • квитанции;
  • товарные и кассовые чеки;
  • проездные билеты;
  • прочие, подтверждающие оплату бланки.

Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером.

Кто формирует приказ

Высшие должностные лица в организациях редко самостоятельно занимаются созданием разного рода бумаг. Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать.

Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате.

Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм

Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности).

Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.

На что опираться при создании приказа

Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении.

В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения.

Форма документа

На сегодняшний день к приказам, выпускаемым внутри коммерческих организаций, строгих требований не предъявляется. Это обозначает то, что писать их можно в свободном виде. Исключение составляют те ситуации, когда на предприятии есть свой разработанный стандарт документа – в таких случаях распоряжение директора нужно писать по его типу.

Формат документа

Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным.

Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм

Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков. Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Правила по хранению, сроки

Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ.

После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм

Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.

Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:

  • обоснование и основание для создания приказа;
  • на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
  • максимальный размер сумм;
  • период, на который они могут выдаваться;
  • работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
  • ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.

В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.

Статья написана по материалам сайтов: glavkniga.ru, nordconsulting.ru, assistentus.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector