+7 (499) 938-65-94  Москва

+7 (812) 467-43-31  Санкт-Петербург

8 (800) 350-96-82  Остальные регионы

Бесплатная консультация с юристом!

Приказ о разработке номенклатуры дел образец

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Содержание

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

  • номер и дату создания приказа;
  • наименование организации;
  • сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
  • список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Это интересно:  Приказ на выдачу подотчетных сумм образец 2019

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

  • наименование организации, по которой создается приказ;
  • номер приказа по внутреннему документообороту;
  • дата составления;
  • населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Приказ о разработке номенклатуры дел и сводной номенклатуры дел секретариата

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. ФАЙЛЫСкачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .docСкачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел .doc Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

Приказ о составлении номенклатуры дел

Если компания небольшая, и в ней нет структурных подразделений, то в НД включают дела, организованные по функциям и задачам организации. В данном случае, разделами НД могут стать направления деятельности организации. Справка Например, НД театра может содержать следующие разделы:

  1. Дирекция;
  2. Отдел кадров;
  3. Литературная часть;
  4. Режиссура;
  5. Художественно-постановочная часть;
  6. Отдел реквизита;
  7. Бухгалтерия.

Общий порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел Этап № 1 Первым, предварительным, этапом составления сводной НД организации должно стать изучение состава и содержания деловых бумаг, которые производятся в процессе функционирования компании.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается. Составление приказа об утверждении номенклатуры дел Скачать форму приказа Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса.
Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа. Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».
Следующий шаг — составление преамбулы приказа.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

В целях обеспечения организованного проведения работ по разработке и своевременного утверждения номенклатуры дел на год ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений в срок до предоставить перечни (списки)документов, разработанных в процессе деятельности. 2. (ответственному лицу либо структурному подразделению) разработать проект сводной номенклатуры дел на год до г. 3. В срок до г. согласовать номенклатуру дел со следующими сотрудниками: (должность) (фамилия, имя, отчество) (должность) (фамилия, имя, отчество) (должность) (фамилия, имя, отчество) 4.
Представить номенклатуру дел на утверждение г. 5.

Как упорядочить текущее делопроизводство

В первую очередь изучению должны подвергнуться устав и положение о предприятии, штатное расписание, НД за прошлый год, стандартная опись дел, подлежащих постоянному и временному хранению, все используемые регистрационные формы, типовые перечни документов с указанием срока хранения, поступившие из различных ведомств, а также все типовые НД. Этап № 2 Вторым этапом подготовки НД станет издание приказа по предприятию, устанавливающем сроки сдачи локальных НД, созданных в каждом отделе. Издание приказа позволит не затягивать процесс разработки данных документов руководителями отделов. Дополнительной гарантией соблюдения сроков сдачи локальных НД станет указание в должностных инструкциях руководителей каждого структурного подразделения, что в их обязанности входит составление НД своего отдела.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

В разных компаниях эта служба может иметь разные названия — секретариат, канцелярия, общий отдел — сути это не меняет. Если же такая структура отсутствует, то работу по составлению НД поручают секретарю руководителя или сотруднику, ведущему делопроизводство в организации. Основная задача составителя НД — собрать со всех отделов данные об используемых ими документах, систематизировать их и свести в единый перечень, имеющий установленную форму.

Это интересно:  Копия приказа о приеме на работу образец

Обычно механизм разработки НД следующий: в конце года каждое структурное подразделение компании составляет свою собственную, локальную, НД. Эти данные сдаются лицу, ответственному за разработку сводной НД по предприятию, он их обобщает, систематизирует, придает единую форму и составляет финальный документ по всей компании.

Порядок разработки номенклатуры дел

Номенклатура дел от а до я

При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела.
Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой». ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается.

Приказ о составлении номенклатуры дел

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации. Этот документ составляется в конце каждого календарного года и вводится в действие с начала следующего года.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел издается руководителем организации и содержит указания по порядку, срокам и лицам, ответственным за разработку номенклатуры дел.

Приказ не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме.

Содержание

Приказ о составлении номенклатуры дел должен содержать:

  • сроки предоставления проекта номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) и сводной номенклатуры дел:
  • ФИО и должности лиц, ответственных за разработку;
  • дату предоставления проекта экспертной комиссии архивного учреждения для согласования;
  • ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Правила подписания и хранения

Приказ заверяется подписью руководителя. С документом дел необходимо ознакомить заинтересованных лиц. Документ является приказом по основной деятельности и регистрируется в журнале приказов по основной деятельности.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел хранится в организации постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Приказ о разработке номенклатуры дел и сводной номенклатуры дел секретариата

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год. ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА? Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

Приказ о составлении номенклатуры дел

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен. Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

  • наименования дел;
  • дата начала их ведения;
  • срок хранения;
  • количество томов и т.п.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели. Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Конев Еще один вариант формулировки: в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией п р и к а з ы в а ю:

  1. Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
  2. Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.

Генеральный директор Д.Л. Конев Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

НД издается в 4 экземплярах:

  1. Первый хранится в службе ДОУ;
  2. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего документа;
  3. Третий находится на хранении в ведомственном архиве в качестве учетного документа;
  4. Четвертый хранится в государственном архиве, куда впоследствии будет передана документация компании.

Этап № 7 Наконец, заключительный, седьмой этап разработки НД — создание выписок из разделов НД по каждому структурному подразделению. Такая выписка используется при формировании дел и поиска документов. Обычно ее прикрепляют ко внутренний стороне дверцы шкафа, в котором хранятся деловые бумаги и дела данного отдела.
Справка Важная информация После согласования с архивным учреждением следует уточнить созданную номенклатуру дел, перепечатать и утвердить у генерального директора. Она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Как упорядочить текущее делопроизводство

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

  • Темы:
  • Номенклатура дел

В ходе повседневной деятельности любой организации производится огромное количество деловых бумаг. Если своевременно не приводить их в надлежащий порядок, то в скором времени работа офиса будет парализована. Порядок хранения деловых бумаг определяется номенклатурой дел.

  • что включает в себя понятие номенклатуры дел;
  • как составляется сводная номенклатура дел организации;
  • как использовать в работе образец сводной номенклатуры дел.

Понятие номенклатуры дел Огромное количество бумаг, образующееся в процессе жизнедеятельности любого предприятия, нужно регулярно приводить в порядок. Если этого не делать, то со временем нужный документ просто невозможно будет найти.

Порядок разработки номенклатуры дел

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный): • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015); • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила). ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015.

Номенклатура дел от а до я

Закрытие предполагает: • заполнение графы 3 «Количество дел»; • подсчет количества дел по каждой категории; • составление итоговой записи. Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год.

Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет). 3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”». Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.
Существует два варианта формулировки приказа:

  • «утверждение и введение в действие прилагаемой к приказу номенклатуры дел» – соответственно номенклатура дел размещается в качестве приложения вместе с приказом при его подшивании в дело;
  • «введение в действие номенклатуры дел», при этом сама номенклатура утверждается непосредственно директором, а к приказу по основной деятельности прилагать ее не нужно.

Далее мы даем образцы приказов, регламентирующих процесс утверждения номенклатуры дел. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ЛЕТЯЩАЯ СТРЕЛА» ЗАО «Летящая стрела» ПРИКАЗ «11» ноября 2014 г. № 91 г.

Ее можно сформулировать по-разному, например:

  • «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»…»;
  • «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО «Весенний день»…»;
  • «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО «Весенний день» на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».

Статья написана по материалам сайтов: buh-nds.ru, www.freshdoc.ru, prodhelp.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock detector